Excel и Access

Excel и Access

ВВЕДЕНИЕ

Впервые Windows была выпущена в свет в 1985 году фирмой Microsoft. В

течение 1987-1989 гг. появилось большое количество мощных и удобных

программ, работающих в среде Windows, например, Microsoft Word для Windows,

Excel, Aldus PageMaker и т.д., что обусловило все растущую популярность

Windows у пользователей. А начиная с версии 3.0, созданной в 1990 г. и

предоставившей дополнительные удобства пользователям, Windows начала свое

победоносное шествие, став фактически стандартом для IBM PC - совместимых

компьютеров.

Windows - это графическая оболочка, которая открывает новые

возможности в использовании персонального компьютера. Windows представляет

собой интегрированную среду, которая позволяет создать удобное окружение

для запуска программ, обеспечив при этом одновременную работу сразу

нескольким приложениям.

Каждая программа в Windows имеет хотя бы одно окно, которое

предназначено для связи пользователя с данной программой. Экран монитора

представляется в Windows как рабочий стол, на котором располагаются окна

работающих в данный момент программ. Программа также может быть

представлена в виде небольшого изображения - иконки. Соответственно, любое

окно (программа) может быть сжато до иконки и восстановлено в нормальных

размерах. Это существенно повышает информационную емкость экрана при работе

с Windows. Все это объединяется удобным управлением, рассчитанным, в

основном, на применение мыши.

Помимо большого набора программ, характерных для интегрированной

среды, текстового и графического редактора, базы данных и т.п., - Windows

поддерживает обширный программный интерфейс, что позволяет создавать свои

собственные программы для работы в среде Windows. Изучение этого

программного интерфейса важно уже и потому, что этот интерфейс стал

стандартом и поддерживается многими производителями вычислительной техники

и программного обеспечения.

Ниже мы рассмотрим один из наиболее распространенных и популярных

среди пользователей персональных компьютеров программный пакет Microsoft

Office и покажем некоторые возможности одной из его программ управления

данными Access, предназначенную главным образом для программистов и

поставляемую только в составе профессионального издания пакета Office.

1. Microsoft Office

Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с

различными проблемами. Например, вы используете текстовый редактор одной

фирмы, программу для работы с электронными таблицами - другой, программу

деловой графики - третьей, а производительность вашего электронного

помощника в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти

программы не предназначены для совместной работы.

К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office,

который содержит большую часть необходимого программного обеспечения.

Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и

“общаются“ друг с другом на одном и том же языке.

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной

коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные

прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и

непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти

приложения воедино, - все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок,

которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений,

вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных. К

тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр -

Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и

выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь

простым щелчком кнопки мыши.

В состав пакета Office входят:

1.1. Большие прикладные программы

1. WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ

любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства

информационный бюллетень или брошюру.

Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня

самой популярной в мире программой. Word начинен “быстрыми“ командами и

самыми современными средствами такими, как встроенная программа проверки

правописания и словарь синонимов, которые помогают грамотно составлять

документы, и готовыми шаблонами, позволяющими сводить воедино заметки,

письма, счета и брошюры без больших усилий.

1. EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и

глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel

как рыба в воде. Программу Excel используют для составления бюджетов и

финансовых отчетов, для превращения цифр в наглядные диаграммы и графики,

для проведения анализа типа «А что будет, если?», а также для сортировки

длиннейших списков в считанные секунды.

С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за

строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel

правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как

следует.

1. PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, выгодно

отличающуюся броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что

самое замечательное, можно превратить документ, подготовленный в

редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если работа

состоит в том, чтобы рекламировать изделия, идеи или проекты, то

PowerPoint будет просто необходим.

1. ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными,

предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется

только в составе профессионального издания пакета Office.

1.2. Программы - помощники:

Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в

график.

Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.

Программа Equation Editor кажется довольно сложной, если нет базового

образования по математике.

Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или

цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или

заголовков.

Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в

поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или

презентации.

1.3. Система оперативной помощи:

Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми

указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

Талантливые Мастера (Wizards) проведут шаг за шагом к решению сложных

задач.

Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые

постоянно будут перед глазами во время работы.

Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение

сложных задач.

1.4. Диспетчер Microsoft Office (MOM):

МОМ позволяет запустить любую программу пакета Office. Его можно даже

использовать для управления всей работы ПК.

2. Microsoft Access

2.1. Основные сведения

Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является мощной и

высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой

данных (далее СУБД).

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и

методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять

новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ

электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз

данных.

Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами

электронных таблиц:

1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной

обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми

справляются электронные таблицы.

1. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они

будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в

электронных таблицах практически невозможно.

1. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие

повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД

органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и

позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно

использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase.

Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение

полностью совместимые с Access текстовые документы (Word) , электронные

таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для

Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и

транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с

такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских

приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В

Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа

к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи

предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты

данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты,

макросы, модули).

В последних версиях Access представлен новый формат файла (MDE)

–библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-

код.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его

использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

2.2. Системные требования

1. 80486DX33 или мощнее

2. Windows 95/98/2000 или Windows NT (версия не ниже 3.51)

3. Не мене 12 Мб оперативной памяти (для совместной работы с другими

приложениями не менее 24 Мб)

4. Около 100 Мб дискового пространства (только для Access и новых баз

данных).

2.3. Основные функции

1. Организация данных. Создание таблиц и управление ими.

2. Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет

связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего

соединения нескольких таблиц в одну.

3. Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и

реализации представленных данных, отличных от табличных (формы).

4. Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на

основе данных таблиц и других объектов базы данных.

5. Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся

операции. В последних версиях Access макросы используют для

совместимости.

6. Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на

Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно

использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA

превышают возможности стандартных макросов.

7. Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу

приложения в многопользовательской среде и предотвратить

несанкционированный доступ к базам данных.

8. Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать

практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для

распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition

Tools). Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на

каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание

средств распространения и программы установки. Он так же позволяет

выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.

2.4. Элементы базы данных

1. Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц.

Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем

управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024

таблицы.

2. Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-

нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

3. Формы. Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более

удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять

данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

4. Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах

и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать

модули.

5. Макросы (см. выше)

6. Модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур

обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или

отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения

операций над объектами базы данных и программного управления операциями,

т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с

настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями.

Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить

последовательность

выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и

повышают эффективность работы.

База данных может содержать до 32768 объектов.

В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек,

которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

2.5. Таблицы

1. Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

Процесс создания объекта базы данных при помощи мастера делится на

несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые

характеристики создаваемого объекта. Мастер таблиц позволяет создать

новую таблицу на основе 33 образцов таблиц делового применения и 20

образцов таблиц личного применения (для английской версии Access

соответственно 77 и 44). Многие таблицы базы данных Борей созданы на

основе образцов Мастера таблиц.

Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяющим

понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе

образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возможности в настоящих

приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт

или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.

2. Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц

Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы

создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую

структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия,

типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные

свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы,

открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или

просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме

конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание

активного свойства таблицы.

3. Создание таблицы непосредственно в режиме таблицы

Access дает возможность создания таблиц непосредственно в режиме

таблицы. При этом Access создает пустую таблицу на основе таблицы,

используемой по умолчанию, со структурой, имеющей 20 полей и 30 пустых

записей. После этого можно вводить данные прямо в таблицу. При ее

сохранении Access анализирует данные и выбирает тот тип для каждого

поля, который больше всего соответствует введенным данным. Создание

таблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение. Поля таблицы не

имеют содержательных имен, так что почти всегда нужно будет

редактировать структуру, чтобы переименовать поля.

Кроме того, из примера Access не всегда может правильно определить тип

данных. Таблицы, которые созданы в режиме таблицы, не могут включать

объекты OLE и мемо-поля. Если есть желание иметь такие поля, вам нужно

изменить структуру таблицы. При создании таблицы в режиме таблицы не

происходит экономии времени по сравнению с традиционным способом

определения полей и установки их свойств в структуре пустой таблицы.

При разработке структуры таблицы необходимо указать, какую информацию

она должна содержать. После того как определена информация, которая должна

быть включена в таблицу, ее следует разбить по полям. Этот процесс включает

в себя выбор имени поля, которое в таблице должно быть уникальным.

Необходимо включать в имя поля как можно больше информации о его

содержимом, но в то же время стараться избегать длинных имен. Обычно при

разработке баз данных в различных таблицах могли содержаться поля с

одинаковыми именами (чаще всего таблицы связывались по этим полям). Access

также позволяет использовать одинаковые имена полей в различных таблицах,

но по причине того, что Access использует имена полей при определении

условий целостности данных, лучше не допускать повторения имен полей.

Перед началом заполнения таблицы нужно определить связи этой таблицы с

другими таблицами базы данных, определить ключевое поле и создать индексы.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими

значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В

большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим

ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа

во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а

таблица, содержащая внешний ключ — связанной. Существует четыре вида

отношений:

Один к одному. При использовании отношения "один к одному" запись в

таблице "А" (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в

таблице "В" (связанной таблице) и наоборот. Этот тип связи используют не

очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу.

Связь с отношением "один к одному" используют для разделения очень широких

таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах

связанных отношением "один к одному" ключевые поля должны быть уникальными.

Один ко многим. Связь с отношением "один ко многим" является наиболее часто

используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в

таблице "А" могут соответствовать несколько записей в таблице "В", а запись

в таблице "В" не может иметь более одной

соответствующей ей записи в таблице "А". В таблице "А" ключевое поле должно

быть уникальным. Связь с отношением "один ко многим" таблиц "А" и "В" можно

рассматривать как связь с отношением "многие к одному" таблиц "В" и "А".

Многие к одному. При использовании отношения "многие к одному" одной записи

в таблице "А" может соответствовать одна запись в таблице “B”, а запись в

таблице "В" может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице

"А". В таблице "А" ключевое поле должно быть уникальным. Связь с

отношением "один ко многим" таблиц "А" и "В" можно рассматривать как связь

с отношением "многие к одному" таблиц "В" и "А".

Многие ко многим. При использовании отношения "многие ко многим" одной

записи в таблице "А" могут соответствовать несколько записей в таблице "В",

а одной записи в таблице "В" несколько записей в таблице "А". В этом случае

не требуется уникальности ключевых полей таблиц "А" и "В". Этот вид

отношения используется для связывания таблиц, имеющих только внешние ключи.

Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена,

однако, они должны иметь одинаковые типы данных. Кроме того, связываемые

поля типа "Числовой" должны иметь одинаковые значения свойства "Размер

поля". Исключениями из этого правила являются поля счетчика с

последовательной нумерацией, которые могут связываться с числовыми полями

размера "Длинное целое". Существует возможность создать связь между

текстовыми полями разной длины, но это может вызвать сложности при создании

запросов.

Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является

важной особенностью Access. Если на связь между таблицами наложены условия

ссылочной целостности, то Access не позволяет добавлять в связанную

таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице,

и изменять записи в главной таблице таким образом, что после этого в

связанной таблице появятся записи, не имеющие главных записей; а также

удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в

связанной таблице. Условия целостности данных определяют систему правил,

используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных

таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение

связанных данных. После наложения условий целостности данных на операции со

связанными таблицами накладываются ограничения. Невозможно ввести в поле

внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле

главной таблицы.

Необходимо так же определить первичный ключ. Если таблица никогда не

будет использоваться в качестве главной, то ключ для нее определять не

нужно. В главных таблицах обычно содержится информация о реальных объектах,

причем с каждым объектом ассоциируется только одна запись. Определение

ключа таблицы является простейшим способом предотвращения появления в

таблице одинаковых записей. В главной таблице связи должен быть определен

первичный ключ. Access считает таблицы, у которых такой ключ не определен,

подозрительными. При открытии таких таблиц в режиме конструктора появляется

диалоговое окно, сообщающее о том, что ключ таблицы не определен. Ключ

можно определить и в связанных таблицах, что поможет избежать появления

повторяющихся данных. Ключ таблицы можно задать по значению нескольких

полей. Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа, но

может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других

полей. Индексы позволяют ускорить поиск данных в тех полях таблицы, по

которым она проиндексирована. Каждая таблица Access может иметь до 32

индексов, 5 из которых могут быть составными (в составной индекс может

входить не более 10 полей). Тем не менее, не стоит увлекаться созданием

индексов для каждого поля таблицы и всех их комбинаций, поскольку это может

существенно замедлить процесс заполнения таблицы (при изменении или

добавлении записи автоматически обновляются все индексы).

Одним из основных принципов разработки реляционных баз данных является

то, что все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же

тип. Для каждого поля таблицы необходимо задать тип данных. По умолчанию

используется тип данных «Текстовый». При задании типа данных поля можно

также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение

значения поля и точность числовых данных.

Основные типы данных:

1. Текстовый. Текст или числа, не требующие проведения расчётов.

2. МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых

данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или

проиндексированным.

3. Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа

(размера) зависит точность вычислений.

4. Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически

вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

5. Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать

одно из двух возможных значений.

6. Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в

математических вычислениях.

7. Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

8. Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных.

Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

9. Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

2.6. Запросы

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления

базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления

новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения

специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию.

Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц,

обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей

Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде

таблицы.

Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в

формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются

для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях

числовых величин из некоторого множества записей.

Запросы на изменение используются для создания новых таблиц из результатов

запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью

можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно

выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

Запросы с параметрами — это такие запросы, свойства которых изменяются

пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром

появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип

запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу

любого типа.

2.7. Формы

Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для

таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно

использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для

представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы

позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для

представления множества допустимых значений используются коды. Правильно

разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые

поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели,

списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и

объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа

элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и

статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access являются многофункциональными; они позволяют выполнять

задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют

производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access

позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы

называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на

экран результат.

Приложения для работы с базами данных можно разделить на три

основных категории:

. Управление транзакциями. Эти формы, работают непосредственно с таблицами,

при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и

редактирования информации в более чем одной таблице используется

единственная форма, то можно создать запрос на обновление, включающий все

нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная

форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника

данных, но, кроме того, включать подчиненные формы, в качестве источника

данных которых используются другие таблицы. Подчиненная форма, которая

появляется ниже текстовых полей главной формы, используется для просмотра

и добавления данных в таблицу, связанную с подчиненной формой.

. Доступ к данным. Такие формы предназначены только для просмотра

информации. Формы, предназначенные только для доступа к данным, можно

разрабатывать как с целью перспективного планирования действий, так и для

принятия экстренного решения. Экстренное решение приводит к единственному

действию, такому, например, как предоставление большого кредита клиенту,

или посылка представителя по продажам для определения причины отказа

клиента от товара. Приложения Access позволяют использовать три уровня

вложенности форм: главная, подчиненная и подчиненная форма, включенная в

предыдущую подчиненную форму. Формы, предназначенные только для доступа к

данным, в качестве источника данных часто используют запросы, которые

суммируют данные по временным промежуткам.

. Администрирование баз данных. Приложения этой категории выполняют

административные функции такие, как создание баз данных или таблиц,

разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных,

обеспечение безопасности с помощью шифрования, периодическое уплотнение

базы данных, а также операции резервного копирования.

Приложения для администрирования баз данных требуют наличия полного доступа

ко всем объектам, содержащимся в базе данных.

Простейший путь создания основной и подчиненной форм - использование

Мастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без),

содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает

базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и

редактирования значений полей таблиц. Независимо от того, являетесь ли вы

профессиональным разработчиком приложений или начинающим пользователем,

использование Мастера форм заметно упрощает и ускоряет процесс создания

простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

2.8. Отчёты

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В

Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм,

предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать

и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах,

запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

1. Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста,

содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись

указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство

Access Автоотчет позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по

кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются

редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней

трате бумаги.

2. В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется

столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам,

каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться

на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока

не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы

записей.

3. Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при

использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это

делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах.

Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало

второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет

сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку

выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов.

Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета

с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к

законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на

редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из

незаполненного шаблона.

2.9. Макросы

При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять

одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно

использовать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как

туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются

новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего

использования новые объекты. Приходится регулярно выполнять некоторые

задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы

Access. После создания этих небольших программ можно запускать их

автоматически при определенных действиях пользователя (например, при щелчке

на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска

макросов в Access используются так называемые события. Макросы Access

позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют

от написания сложных программ и подпрограмм. Выполнение прикладной задачи

можно представить как результат последовательного выполнения действий,

каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках

Visual Basic и VBA. Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор

команды меню или перемещение мыши. Макросы Access обычно не дублируют

отдельных нажатий клавиш или перемещений мыши, выполняя особые, заданные

пользователем задачи, например открытие формы или запуск отчета. Используя

макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и

силы. Кроме того, поскольку всякий раз при запуске макроса будет

осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает

работу с базой данных более эффективной и аккуратной.

Назначать макросы, зависящие от событий, можно с помощью окна свойств

форм и отчетов. Что касается таблиц и запросов, они свойствами событий не

обладают. Кроме того, при работе с формами можно запускать макросы с

помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню.

Использование этих особенностей позволяет очень легко и эффективно

использовать макросы, связанные с событиями.

Макросы можно запускать и на уровне отдельных элементов управления,

используя для этого соответствующие события. Например, можно проверить

правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не

после выхода этой записи), используя для этого свойство данного поля, а не

свойства на уровне всей формы.

Любой макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд. Можно

ввести последовательность выполняемых макрокоманд в столбец

Макрокоманда, а напротив каждой команды в столбце Примечание дать описание

соответствующей команды. Примечания не оказывают влияния на выполнение

макроса. В нижней части окна находится область Аргументы макрокоманды. В

этой области можно задать необходимые аргументы (свойства, параметры) для

соответствующих макрокоманд. Многие макрокоманды требуют введения

дополнительной информации, например о том, над каким объектом следует

выполнять указанное действие.

После создания макросов можно объединить несколько взаимосвязанных

Страницы: 1, 2