Microsoft Office

Microsoft Office

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются

с различными проблемами.Например : вы используете текстовый

редактор одной фирмы , программу для работы с электронными

таблицами - другой , программу деловой графики - третьей , а

производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается

невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не предназначены

для совместной работы .

К счастью , решение у этой проблемы есть : пакет Microsoft Office ,

который содержит большую часть необходимого вам програмного обеспечения .

Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и

“ общаются “ они друг с другом на одном и том же языке .

Пакет Office - это нечто большее , чем просто набор программ в одной

коробке . Уже его название подсказывает , что он должен содержать

мощные прикладные программы для коммерческого применения , которые легко и

непринужденно работают с текстами , числами и изображениями .

Но самое привлекательное в пакете Office то , что связывает эти

приложения воедино : все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок ,

которые выглядят очень похоже . Научившись работать с одним из приложений ,

вы

тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных .

К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр -

Диспетчер Microsoft Office , позволяющий запускать отдельные программы

и выходить из них , либо получать подробные указания и оперативную помощь

простым щелчком кнопки мыши .

В состав пакета Office входят :

Большие прикладные программы

. WORD - мощный текстовый редактор , позволяющий быстро создать документ

любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства

информационный бюллетень или брошюру .

Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является

сегодня

самой популярной в мире программой. Word начинен “ быстрыми “ командами

и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки

правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять

документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки,

письма, счета и брошюры без больших усилий.

. EXCEL - производит с числами то же , что Word с существительными и

глаголами . Каждый , кто работает с цифрами , почувствует себя в среде

Excel как

рыба в воде . Пользуйтесь программой Excel для составления бюджетов и

финансовых отчетов , превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и

графики , проведения анализа типа “ А что будет , если ? “ практически

по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные

секунды .

С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за

строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что

Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется

с ними как следует.

. PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув

броской графикой и эффектно оформленными тезисами . Но что самое

замечательное, вы сможете превратить документ, подготовленный в редакторе

Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если ваша работа состоит

в том, чтобы рекламировать изделия, идеи или проекты, то вы просто

влюбитесь

в PowerPoint.

. ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными,

предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется

только в составе профессионального издания пакета Office.

Программы - помощники:

. Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их

в график.

. Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание вашей

фирмы.

. Программа Equation Editor покажется довольно утомительной, если только

вы не профессор математики.

. Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или

цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или

заголовков.

. Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в

поисках наилучшей иллюстрации для вашего информационного бюллетеня или

презентации.

Система оперативной помощи :

. Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и

пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

. Талантливые Мастера ( Wizards ) проведут вас шаг за шагом к решению

сложных задач.

. Карточки - шпаргалки ( Cue Cards ) предложат подробные указания, которые

постоянно будут у вас перед глазами во время работы.

. Функция Просмотр ( Preview ) и Примеры ( Demos ) продемонстрируют

выполнение сложных задач.

Дистпечер Microsoft Office ( MOM ):

МОМ позволяет запустить любую программу пакета Office. Если он вам очень

понравится, можете даже использовать его для управления всей работы вашего

ПК.

ЧАСТЬ ВТОРАЯ

Применение современной техники для презентаций стало обычным при

проведении семинаров, конференций и в ходе учебного процесса. Традиционно

для демонстрации используются 35-миллиметровые слайды и прозрачные пленки.

В последнее время получили распространение цветные жидкокристаллические

панели, непосредственно подключаемые к экрану компьютера. Подготовка таких

презентаций является весьма трудоемким процессом. В связи с этим на рынке

программного обеспечения представителей этих программных продуктов - пакет

PowerPoint фирмы Microsoft.

PowerPoint - это графический пакет подготовки презентаций и слайд-

фильмов.

Он предоставляет пользователю все необходимое - мощные функции работы с

текстом, включая отрисовку контура текста, средства для рисования,

построение

диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п.

Презентация - это набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их

показ

на экране, раздаточный материал, а также конспект и план доклада,

хранящиеся

в одном файле, созданным с помощью PowerPoint.

Слайд - это отдельный кадр презентации, который может включать в себя

заголовок, текст, графику, диаграммы и т.д. Созданное средствами Powerpoint

слайды можно распечатать на черно-белом или цветном принтере, либо с

помощью

специальных агенств изготовить 35-миллиметровые слайды на фотопленке.

Раздаточный материал - в качестве раздаточного материала служат

распечатанные в компактном виде слайды презентации: два, четыре или

шесть слайдов на одной странице.

Конспект доклада - в процессе работы над презентацией в PowerPoint

можно получить конспект доклада, при печати которого на каждой странице

будет выведено уменьшенное изображение слайда и текст, поясняющий его

содержание.

Структура презентации - предствляет собой документ, содержащий только

заголовки слайдов, а также основной текст без графических изображений и

специального оформления.

Термины и определения используемые в PowerPoint:

Тemplate ( Шаблон ) - это презентация, формат которой и схема цветов

могут

использоваться для подготовки других презентаций. PowerPoint поставляется

более с 100 профессионально оформленных шаблонов, которые вы можете

использовать для подготовки ваших собственных презентаций.

PowerPoint default presentation ( Установочная презентация PowerPoint )

-

Это презентация PowerPoint, используемая в качестве шаблона по умолчанию.

С этой презентацией вы будете работать, когда выберете переключатель Blank

Presentation ( Пустая презентация ) в диалоговом окне New Presentation

( Новая презентация ). Шаблон презентации по умолчанию хранится в файле

DEFAULT.PPT в каталоге, установлен PowerPoint.

Master ( Мастер ) - в пакете PowerPoint имеются мастера для каждой

ключевой

компоненты ваших презентаций: слайд-мастер, мастер структуры презентации,

мастер раздаточного материала и мастер примечаний. Рисунки и текст, которые

вы разместите на этих мастерах, будут автоматически появлятся на каждом

новом

слайде и страницах примечаний презентации.

Slide Master ( Слайд-мастер ) - слайд, который содержит форматированные

рамки

фиксации ( placeholders ) для заголовка, текстов и других фоновых рисунков,

которые вы хотите иметь на слайдах. Если вы сделаете какие-либо изменения

на слайд-мастере, то они будут автоматически применены ко всем слайдам,

которые настроены по слайд-мастеру.

Color Scheme ( Схема цветов ) - основа из восьми цветов, которую вы

можете

применять в слайдах, страницах примечаний и раздаточном материале. Схема

цветов состоит из цвета фона, цвета линий и текста и шести дополнительных

цветов. Балланс этих цветов улучшает восприятие слайдов.

Other Colors ( Другие цвета ) - цвета, отсутствующие в основной схеме

цветов,

которые вы можете использовать для специальных целей.

Object ( Объект ) - текст, линии, формы, которые вы создаете при помощи

инструментов работы с текстом и рисования геометрических фигур, а также

любые картинки, которые вы импортируете из других приложений.

Attribute ( Атрибут ) - свойство объекта, которое вы можете использовать

для манипулирования объектом, использую инструменты и команды PowerPoint

( линии, заливка, тень, цвет и форма ).

Shape ( Форма ) - этот атрибут имеют объекты, которые вы создаете,

используя

инструменты работы с текстом или AutoShapes ( Автоформы ). Объекты,

созданные

с помощью инструментов рисования линий, дуг и свободных ( произвольных )

Фигур, не имеют Формы, как атрибута.

Border ( Контур ) - Видимая линия по краям объекта.

Placeholder ( Рамка Фиксации) - Рамка, которая появляется на слайде при

работе с текстом до того, как вы начнете вводить текст. Каждая такая рамка

окружена линией, состоящей из точек. Используя элементы управления этих

рамок,

вы можете изменить их размер, перемещать текст по слайду, изменять шрифт

и цвет текста внутри рамок; возможно также изменение положения самого

текста

относительно этой рамки.

Paragraph ( Абзац ) - это текст, введенный между двумя нажатиями клавиши

< Enter >. Когда вы производите выравнивание текста и добавляете символы

бюллетеня, действие применяется к абзацу.

Text Tool ( Инструмент “ Текст “ ) - вы можете ввести текст в любом месте

слайда, используя инструмент ввода текста панели инструментов Drawning

( Рисование ). Текст, который вы вводите используя этот инструмент, не

выводится на экран в режиме работы со структурой презентации ( Outline View

).

Для понимания содержания работы по созданию презентации рассмотрим

пример

ее подготовки без участия Мастеров PowerPoint: сделаем черновой вариант

презентации из двух слайдов, а затем применим к ним шаблон, который придаст

ей профессиональный вид.

Приведем основные этапы создания презентации.

1. Начало создания новой презентации :

Запустите PowerPoint или, если вы уже находитесь в этом приложении,

выберите

комманду New ( Новый ) меню File ( Файл ).

2. Выбор способа создания новой презентации :

В окне New Presentation ( Новая презентация ) выберите переключатель Blank

Presentation ( Пустая презентация ) для создания презентации без

использования

мастеров и шаблонов PowerPoint. Нажмите кнопку ОК.

3. Выбор макета первого слайда :

Любую презентацию в соответствии с советами профессионалов рекомендуется

начинать со слайда-заголовка, в котором указывается тема презентации,

доклада,

выступления и т.д. Поэтому в диалоговом окне New Slide ( Новый слайд )

выбериите самый первый макет для создания слайда-заголовка презентации.

4. Создание первого слайда презентации :

В появившейся рамке фиксации Click to add title ( Нажмите для добавления

заголовка ) введите следующий текст примера: “ Пакет подготовки презентаций

Microsoft PowerPoint 4.0”. Для ввода текста выберите соответствующий шрифт,

используя панель инструментов Formatting ( Форматирование ) или комманду

Font ( Шрифт ) из меню Fprmat ( Формат ). С помощью этой комманды вы можете

установить при необходимости размер шрифта, его цвет и тень текста

заголовка.

Выделите рамку фиксации текста Click to add sub-title так, чтобы на экране

появились ее элементы управления и нажмите клавишу для удаления ее со

слайда.

После выполнения этапов 1-4 вы получили на своем экране первый слайд

презентации, который и будет служить слайдом-заголовком. При желании вы

можете изменить полученный слайд, например, путем добавления в него

элементов

дизайна по вашему выбору.

5. Начало создания второго слайда презентации :

Выполните комманду New Slide ( Новый слайд ) меню Insert ( Вставка ).

6. Выбор макета второго слайда :

В диалоговом окне New Slide ( Новый слайд ) выберите седьмой макет слайда,

который будет содержать текст и рамку для рисунка из библиотеки ClipArt

Gallery. Нажмите кнопку ОК. Преимуществом выбора макета слайда с областью

размещения рисунка из библиотеки ClipArt является быстрая вставка

требуемого

рисунка без использования команды Insert Object ( Вставить объект ) из меню

Insert ( Вставка ).

7. Разработка второго слайда презентации :

Используйте данный макет для подготовки второго слайда презентации. Этот

макет содержит три рамки фиксации: для заголовка слайда ( Click to add

title ), текста слайда ( Click to add text ) и для размещения рисунка

библиотеки ClipArt Gallery ( Double click to add clip art ). В рамку для

заголовка введите текст “ Microsoft PowerPoint “; в рамку для текста

введите :

“ При помощи PowerPoint можно создавать...” и т.д. В области рамки для

рисунка дважды щелкните по кнопке Double click to add clip art ( Щелкните

дважду для добавления рисунка ). В появившемся окне приложения ClipArt

Gallery выберите в категории Academic ( Академическая ) рисунок School

Suppliers ( Школьные принадлежности ) и нажмите кнопку ОК. Используйте

элементы управления рамки с рисунком для установки требуемых размеров

рисунка

и его положения на слайде.

При правильном выполнении предыдущих этапов вы должны получить

подготовленный второй слайд, который также можно изменять по вашему вкусу.

8. Использование элементов дизайна для оформления слайдов презентации :

Усовершенствуем второй слайд, например, используя элементы AutoShapes

( Автоформы ) панели инструментов Drawning ( Отрисовка ). В палитре

автоформ выделите форму Seal Tool ( Инструмент пломба ), перенесите курсор

мыши, который в данный момент должен быть представлен в виде знака “+“,

в нижнюю часть слайда и растяните появившуюся фигуру до требуемых размеров.

После отпускания кнопки мыши введите в автоформу текстм “ Это очень

просто!”,

после чего выберите подходящий цвет заполнения формы с помощью команды

Colors and Lines ( Цвета и линии ) меню Format ( Формат ). При

необходимости

вы можете также включить тень для элемента автоформы. После этого

разработка

слайда будет закончена.

9. Применение шаблонов презентаций :

Для професионального оформления нашей презентации применим к ее слайдам

шаблон из комплекта поставки PowerPoint. Для этого выполните комманду

Template ( Шаблон ) меню Format ( Формат ) и в появившемся диалоговом окне

открытия файла шаблона презентации выберите любой из файлов ( вид шаблона

отражается в поле просмотра ), после чего нажмите кнопку Apply ( Применить

).

Слайд примет новый вид. После окончания разработки слайдов, нажав кнопку

Outline View ( находящуюся внизу слайда ), вы автоматически получите

структуру вашей презентации, которую вы можете распечатать, изменить в ней

порядок следования слайдов и уровни заголовков текста в слайдах. Обратите

внимание, что в режиме работы со структурой презентации в содержании

слайдов не выводятся графические объекты и текст, размещенный в этих

объектах.

10. Режим Slide Sorter ( Сортировщик слайдов ) или “ Монтажный стол “ :

Врежиме сортировщика слайдов, переход в который производится нажатием

кнопки Slide Sorter, произведем окончательную подготовку презентации к

демонстрации. Для этого установим визуальные эффекты вывода слайдов на

экран

с помощью панели инструментов Transition, которая содержит список эффектов,

имеющичся в пакете PowerPoint. Нажмите кнопку Rehearse Timings для запуска

режима хронометража вашего выступления. При этом PowerPoint автоматически

перейдет в режим полноэкранной демонстрации слайдов презентации. В нижнем

левом углу экрана выводится таймер, который производит отсчет времени

вашего

выступления для каждого слайда. После этого, время выступления ( в секундах

)

будет указано в нижнем левом углу каждого слайда.

11. Демонстрация презентации :

Нажмите кнопку Slide Show ( Показ слайдов ) и наслаждайтесь работой самого

популярного пакета подготовки презентаций.

ВВЕДЕНИЕ

Впервые Windows была выпущена в свет в 1985 году фирмой Microsoft. В

течении 1987-1989 гг. появилось большое количество мощных и удобных

программ,

работающих в среде Windows, например, Microsoft Word для Windows, Excel,

Aldus PageMaker и т.д., что обусловило все растущую популярность Windows

у пользователей. А начиная с версии 3.0, созданной в 1990 г. и

предоставившей

дополнительные удобства пользователям, Windows начала свое победоное

шествие,\

став фактически стандартом для IBM PC - совместимых компьютеров.

Итак, Windows !

Windows - это графическая оболочка, которая откроет Вам новые

возможности

в использовании персонального компьютера. Windows представляет собой

интегрированную среду, которая позволяет создать удобное окружение для

запуска Ваших программ, обеспечив при этом одновременную работу сразу

нескольких приложений.

Каждая программа в Windows имеет хотя бы одно окно, которое

предназначено

для связи пользователя с данной программой. Экран монитора представляется в

Windows как рабочий стол, на котором располагаются окна радотающих в данный

момент программ. Программа также может быть представлена в виде небольшого

изображения - иконки. Соответственно, любое окно ( программа ) может быть

сжато до иконки и восстановленно в нормальных размерах. Это существенно

повышает информационную емкость экрана при работе с Windows. Все это

объединяется удобным управлением, расчитанным, в основном, на применение

мыши.

Помимо большого набора программ, характерных для интегрированной

Среды,-

текстового и графического редактора, базы данных и т.п., - Windows

поддерживает обширный программный интерфейс, что позволяет создавать свои

собственные программы для работы в среде Windows. Изучение этого

программного

интерфейса важно уже и потому, что этот интерфейс стал стандартом и

поддерживается многими производителями вычислительной техники и

программного

обеспечения.

Ниже мы рассмотрим один из наиболее распространенных и популярных

среди

пользователей персональных компьютеров программный пакет Microsoft Office

и покажем некоторые возможности одной из его прикладных программ по

созданию презентаций - PowerPoint.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современную жизнь представить без современной техники просто

невозможно.

Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных,

написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание

презентаций -во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.

Мы вкраце рассмотрели программный пакет Microsoft Office с помощью

которого можно достич всего вышеперечисленного, в частности одну из его

программ - программу по созданию презентаций - PowerPoint.

От того, насколько профессионально будет выполнена ваша презентация,

сумеете ли вы убедить зрителей в том, что вы именно тот партнер, когторый

им нужен и будет зависеть успех вашей фирмы.

МОСКОВСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ УНИВЕРСИТ БИЗНЕСА и

ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Кафедра вычислительных машин

Тема курсого проекта :

“ WINDOWS - средства для создания презентаций “

Выполнил :

студент группы ИБ - 202

Митров Никита Александрович

Москва 1996 год.

ПРЕДИСЛОВИЕ

Мы вступаем в этап, когда стоящие перед

нами проблемы невозможно решить без

применения ЭВМ. Я не испытываю страха

перед ЭВМ. Меня страшит их отсутствие.

Айзек Азимов

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение.

2. Состав и назначение Microsoft Office.

3. Технология создания презентации в PowerPoint.

4. Заключение.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. “ Microsoft PowerPoint одним взглядом “ , Александр Старшинин,

Санкт - Петербург, 1996 год.

2. “ Microsoft Office 4 “ , Эд Ботт , БИНОМ , Москва , 1996 год.

3. “ Структурный подход к организации баз данных “ , Ш. Атре,

“ Финансы и статистика “ , Москва , 1983 год.