MS Access

данные таблицы, а также актуализировать, добавлять или удалять группы

блоков данных ,изготавливать новые таблицы из набора Dynaset. Различают

четыре типа запросов действий: запрос добавления, запрос удаления, запрос

актуализации и запрос создания таблицы.

Параметрические апросы.

Часто используются запросы,которые представляют собой незначительно

видоизмененные варианты однажды подготовленного базового запроса.

Речь может идти, например, о запросе, который позволяет выбирать из базы

данных телефоны клиентов определенного региона, причем сам регион задается

отдельно, в диалоге. Такие запросы, параметрические, видоизменяются от

случая к случаю, но незначительно. Для их реализации проектируется один

параметрический запрос, в котором указывается тот критерий (критерии),

который может изменяться по заказу пользователя.

Запросы кросс-таблиц.

Если необходимо объединить данные в формате строк-колонок (двумерная

таблица), то следует изготовить запрос кросс-таблицы. При проектировании

запроса кросс-таблицы можно указать в качестве заголовков для колонок

значения некоторых полей или выражений. Запросы кросс-таблиц позволяют

более компактно, чем обычные запросы, индицировать данные, объединяя

однотипную информацию.

Формуляры.

Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает

пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и

т.п. Часто, однако, возникает необходимость работы с отдельными записями

базы. В этом случае присутствие на экране других записей (как это имеет

место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными

записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на

относящейся к делу информации.

Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску,

накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс

заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод

информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет

ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.

Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или

засекреченных полей.

Проще всего создать формуляр спомощью Конструктора.

. окне базы данных активизируйте кнопку Form. При этом Microsoft Access

покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных, если они есть.

. Нажмите кнопку New. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form.

. строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запрос.

. Нажмите кнопку Form Wizard. Microsoft Access высветит первое диалоговое

окно Form Wizard.

. Выберите AutoForm. Нажмите OK.

В других окнах Form Wizard Вам будут предложены вопросы, и на основе

Ваших ответов Конструктор создаст формуляр.

Если пользователь уверен в том, что сможет самостоятельно

спроектировать формуляр без помощи Конструктора Формуляров (вполне реальная

ситуация при наличии достаточного опыта), то ему следует создать пустой

формуляр и затем внести в него требуемые поля, элементы оформления и

управляющие элементы.

. окне базы данных активизируйте кнопку Form. При этом Microsoft Access

покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных, если они есть.

. Нажмите кнопку New. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form.

. строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запрос.

. Нажмите кнопку Blank Form (Пустой формуляр). Access индицирует окно

формуляра в режиме проектирования.В нем можно разместить поля и другие

элементы.

Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих

элементов и формуляров определяются значениями характеристик этих объектов.

Характеристики объектов доступны пользователю через окно характеристик. Для

установки или изменения характеристик элемента его надлежит маркировать и

из меню View вызвать директиву Properties. Можно также выполнить двойной

щелчок мышью на том элементе, окно свойств которого необходимо вывести на

экран.

Для индикации инструментального окна установите в меню View опцию

Toolbox. Каждый инструмент, а точнее, создаваемый с его помощью элемент

управления/оформления, располагает собственным окном характеристик, и в нем

в виде списка представлены стандартные установки для соответствующего

управляющего элемента.

Включаемые в формуляр поля можно выбрать из списка полей, который

будет виден на экране после обращения к директиве Field List в менюView.

При проектировании формуляра в него можно вставить управляющие

элементы. Речь идет, например, о командных кнопках, списках, иллюстрациях и

пр. Каждый управляющий элемент может быть связан с некоторым объектом

(полем) в таблице (или запросе), на которой базируется форма.Например,

связанное с некоторым полем блока таблицы текстовое поле формуляра будет

постоянно отображать содержимое “своего” поля активной записи таблицы.

Выбранные и размещенные в окне проектирования формуляра элементы управления

приобретают свой реальный вид только в режиме заполнения или при просмотре

прототипа распечатки (режим Preview). В режиме же проектирования они обычно

представлены условными обозначениями, зачастую близкими к реальному виду

обозначаемых элементов.

Для размещения в формуляре несвязанного управляющего элемента следует

вызвать на экран инструментальное меню (View/Toolbox), щелкнув в нем мышью

на кнопке с изображением размещаемого элемента и разместить элемент в окне

проектирования фиксацией курсора мыши на нужном месте в прототипе

формуляра. В результате таких действий в прототип формуляра будет помещен

выбранный контрольный элемент с характеристиками по умолчанию. Для создания

управляющего элемента “нестандартного” размера после фиксации курсора мыши

следует, не отпуская кнопку мыши, переместить ее, обозначив тем самым

главную диагональ прямоугольника, охватывающего размещаемый контрольный

элемент.

| |[pic] | |

| | | |

|Указатель | | |

| | | |

|Надпись | |Текстовое поле |

|Группа | |Двухпозиционный |

| | |переключатель |

|Селекторная кнопка | | |

|Комбинированный | |Контрольный индикатор |

|список | |Список |

| | | |

|Диаграмма | |Подформа/подотчет |

|Рамка несвязанного | |Рамка связанного объекта |

|объекта | | |

| | |Прямоугольник |

|Линия | |Командная кнопка |

|Конец страницы | | |

| | |Блокировка |

|Конструктор | | |

|управления | | |

Существует два способа связывания контрольного элемента с полем

таблицы:

1. Если пользователь хочет, чтобы Access изготовила связанный управляющий

элемент автоматически, то при генерации и размещении элемента кроме

инструментального меню (View/Toolbox) ему следует воспользоваться еще и

окном списка полей (View/Field List). Из инструментального окна мышью

выбирается управляющий элемент, который необходимо вставить в формуляр.

Затем из списка полей мышью выбирается поле, с которым следует связать

создаваемый управляющий элемент.После этого, не отпуская кнопку мыши,

следует отбуксировать выбранное поле в то место прототипа формуляра, в

котором надлежит разместить управляющий элемент. При освобождении кнопки

мыши в указанном месте создается элемент выбранного типа, привязанный к

указанному полю. Такой управляющий элемент имеет те же характеристики,

что и поле в таблице, скоторым он связан.

2. Связать с полем таблицы можно и ранее не связанный управляющий элемент.

Для этого достаточно вызвать окно характеристик управляющего элемента

двойным щелчком на этом элементе в окне проектирования формуляра. В окне

характеристик следует найти характиристику ControlSource (Источник

управления) и задать в качестве ее значения имя связанного поля.

Если Вы бы хотели распечатать Ваш формуляр, то сначала рекомендуется

просмотреть его в виде, в котором он будет представлен на странице.

Для этого:

Нажмите кнопку Print Preview в пиктографическом меню (или выберите

директиву Print Preview в меню File).

Для увеличения масштаба установите указатель мыши на странице так чтобы он

приобрел вид увеличительного стекла и нажмите кнопку мыши.

Для возвращения прежнего масштаба щелкните кнопкой мыши еще раз.

Для распечатки формуляра необходимо:

Из меню File выбрать директиву Print (или нажать кнопку Print в

пиктографическом меню). Microsoft Access высветит диалоговое окно Print.

Нажмите OK. Microsoft Access распечатает формуляр.

Теперь из меню View выберите директиву Form (или нажмите кнопку Close в

пиктографическом меню) для возвращения в режим просмотра формуляра.

Теперь Вы можете сохранить и закрыть формуляр.

Сохранение:

Из меню File выбрать директиву Save Form. Microsoft Access высветит

диалоговое окно Save As.

Напечатайте имя Вашего формуляра и нажмите OK.

Закрытие:

Из меню File выбрать директиву Close (или сделать двойной щелчок в поле

меню управления в вержнем левом углу окна формуляра.

Теперь формуляр стал частью Вашей базы данных.

Отчеты.

Отчет это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими

спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как

значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять.

Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж

или списки телефонов. С помощью Microsoft Access Вы можете спроектировать

отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы

можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как

текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания Вашего отчета.От

Вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.

Microsoft Access обеспечивает несколько способов получения информации

из Вашей базы данных - используя запрос, формуляр или отчет.Вы можете

выбрать тот метод, который наиболее подходит к решению Вашей задачи.

Например:

Для просмотра всех товаров определенной торговой поставки, используйте

запрос.

Для просмотра полной информации только об одном товаре используйте

формуляр.

Для распечатки торговых продаж для формального прелставления, используйте

отчет.

Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации

регулярного использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его

для дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но

каждый раз Вы будете получать распечатку текущих данных.

Перед тем как создать отчет, подумайте о том откуда Ваш отчет будет

извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то Ваш отчет будет

основываться на этой таблице.Если же Вам необходимы данные более чем из

одной таблицы, то Ваш отчет должен основываться на запросе.

Вы можете создавать отчеты как при помощи так и без помощи

Конструктора Отчетов. Конструктор намного ускорит процесс создания отчета,

так как он сделает за Вас основную работу.

Самый наибыстрый способ создания отчета - используя Конструктор

Автоотчета.Отчет будет представлять собой единственную колонку, показывая

все поля таблицы или запроса.

С помощью Конструктор Автоотчета:

В окне базы данных активизируйте Table или Query.

Выберите таблицу или запрос на котором будет основываться Ваш отчет.

Нажмите кнопку AutoReport в пиктографическом меню.

С помощью Конструктора Отчета:

В окне базы данных активизируйте Report (или выберите директиву Reports в

меню View).

Нажмите кнопку New (или выберите директиву New в меню File, а затем

активизируйте Report). Microsoft Access высветит диалоговое окно New

Report.

В строке Select A Table/Query выберите таблицу или запрос, содержащий

данные для Вашего отчета.

Нажмите кнопку Report Wizard. Microsoft Access высветит первое диалоговое

окно Report Wizard.

Выберите Конструктор из списка и нажмите OK.

Следуйте указаниям в диалоговых окнах Конструктора. В последнем окне

нажмите кнопку Finish.

Без помощи Конструктора Отчета:

В окне базы данных активизируйте Report (или выберите директиву Reports в

меню View).

Нажмите кнопку New (или выберите директиву New в меню File, а затем

активизируйте Report). Microsoft Access высветит диалоговое окно New

Report.

В строке Select A Table/Query выберите таблицу или запрос, содержащий

данные для Вашего отчета.

Нажмите кнопку Blank Report.

Microsoft Access высветит отчет в режиме проектирования. Для

просмотра списка полей таблицы или запроса нажмите кнопку Field List в

пиктографическом меню.

В прототип отчета в процессе проектирования можно встроить

управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в прототип отчета,

могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.

Для встраивания управляющих элементов в отчет на экране должно

присутствовать инструментальное меню Toolbox (опция View/Toolbox). В

инструментальном меню выбирается кнопка создаваемого управляющего элемента.

После этого следует выполнить мышью щелчок в той позиции прототипа отчета,

где надлежит разместить данный управляющий элемент. Access размещает

выбранный элемент, приписывая ему по умолчанию стандартные значения

характеристик (размер, цвет и т.п.).

| |[pic] | |

| | | |

|Указатель | | |

| | | |

|Надпись | |Текстовое поле |

|Группа | |Двухпозиционный |

| | |переключатель |

|Селекторная кнопка | | |

|Комбинированный | |Контрольный индикатор |

|список | |Список |

| | | |

|Диаграмма | |Подформа/подотчет |

|Рамка несвязанного | |Рамка связанного объекта |

|объекта | | |

| | |Прямоугольник |

|Линия | |Командная кнопка |

|Конец страницы | | |

| | |Блокировка |

|Конструктор | | |

|управления | | |

Для изменения стандартных значений характеристик управляющего

элемента можно обратиться к окну характеристик, предварительно маркировав

настраиваемый элемент. Окно характеристик видно на экране при установленной

опции View/Properties. Размер элемента и его местоположение можно изменить

“прямо на месте”, перемещая с помощью мыши весь элемент или его размерные

манипуляторы.

Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в

соответствующей таблице. С помощью зависимого (связанного) управляющего

элемента можно ввести данные в поле или индицировать и актуализировать их в

отчете.

Связывание управляющего элемента можно выполнить одним из двух

способов:

Если пользователь хочет, чтобы Access автоматически создала управляющий

элемент, связанный с базовой для данного отчета таблицей, то следует

воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена

опция View/Field List. правляющий элемент, изготовленный с помощью списка

полей, имеет те же значения характеристик, что и поле таблицы, с которым он

связан. Для выполнения связывания следует отбуксировать выбранное поле или

поля из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор мыши в позицию, где

должен находиться левый верхний угол управляющего элемента (но не поля

названного данного управляющего элемента), и затем отпустить кнопку

мыши.Access создает для каждого поля, выбранного в списке полей, связанный

управляющий элемент (текстовое поле).

Если задним числом необходимо связать с полем уже имеющийся, несвязанный

управляющий элемент, то это можно выполнить с помощью окна характеристик.В

этом окне после маркирования управляющего элемента в прототипе отчета

перечислены характеристики этого элемента. При занесении имени связываемого

поля в это окно в качестве значения характеристики ControlSource

выполняется связывание.

Вы можете распечатать отчет посылая его прямо на принтер или

пересылая его в файл, который Вы распечатаете позже.

Печать на принтер:

Откройте отчет в любом режиме.

Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалоговое

окно Print.

Выберите опции:

-All распечатка полного отчета

-Selection распечатка выборочной области

-Pages распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From

и To.

В строке Print Quality (качество печати) выберите соответствующую опцию.Они

будут зависить от драйвера принтера.

Для установки числа копий введите номер в строку Copies.

После установки всех необходимых опций нажмите OK.

Если принтер Вам недоступен Вы можете переслать отчет в файл.

Откройте отчет в любом режиме.

Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалоговое

окно Print.

Выберите опции:

-All распечатка полного отчета

-Selection распечатка выборочной области

-Pages распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From

и To.

Активизируйте строку Print To File.

Нажмите OK. Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print To File.

Напечатайте имя файла назначения и нажмите OK.

Вы можете сохранить отчет двумя способами:

Сохраняя только его проект, структуру отчета, без данных.

В меню File выберите директиву Save.

Если отчет не был назван, напечатайте имя в строке Report Name.

Нажмите OK.

Сохраняя результат, полный отчет - проект вместе с данными - в файле,

который Вы сможете использовать в других поддерживаемых Windows

приложениях, например, Microsoft Excel.

В меню File выберите Output To.

Следуйте инструкциям в диалоговых полях Output To.

Макросы, макрокоманды.

Макрокоманда представляет из себя последовательность операций,

записанных в виде инструкций на специальном языке. При оработке данных

часто приходится делать длинные последовательности действий. Но любые

действия, операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов

макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных

действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные

повторяющиеся процессы, такие как заполнение Базы, выполнение запросов,

открывание различных объектов и т.д.

Последовательность операций вводится пользователем в окно

проектирования макокоманд. Для создания макрокоманды в окне Базы данных

нажмите кнопку Macro, а затем кнопку New. После этого откроется окно

проектирования макрокоманд. Полный вид этого окна:

[pic]

В окне проектирования макрокоманд каждая строка может содержать одну

инструкцию в колонке Action и комментарий к ней в колонке Comment. Нужную

инструкцию вы можете выбрать из предоставляемого списка.

Колонка Condition содержит условные выражения для управления

процессом выполнения макрокоманды. Эта колонка не обязательна и при

первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не

высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Conditions.

Вы так же можете создать макрогруппу содержащую несколько

макрокоманд. Каждая из макрокоманд будет выполнятся независимо от других

макрокоманд в группе. Макрокоманды в ходящие в макрогруппу представляют

собой именованные последовательности инструкций. Создать макрогруппу Вы

можете так: сначала создайте макрокоманду, а затем в колонке Macro Name в

первой строке задайте ей имя. Эта колонка так же не обязательна и при

первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не

высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Macro Names.

В одном окне проектирования макрокоманд может содержаться несколько

макрогрупп.

[pic]

Выполнить макрокоманду Вы можете нажав на кнопку

[pic]

или выбрыв опцию Run Macro... в меню File.

Модули.

При решении достаточно сложных задач Вы скоро столкнетесь с

ограниченностью макрокоманд. Для преодоления возникших проблем Вы можете

попробовать написать свою программу на встроенном в Access языке

программирования - Access Basic. Он представляет из себя средство

визуального программирования и является диалектом языка Visual Basic. Такая

процедура оформляется как Модуль.

Модуль представляет из себя совокупность объявлений (деклараций) и

последовательностей исполняемых команд (процедур, функций) записанных на

язаке Access Basic.

Для создания модуля нажмите на кнопку Modul в окне Базы данных, а

затем на кнопке New. Вы увидете такое окно:

[pic]

Это окно представляет из себя текстовый редактор, с автоматической

проверкой синтаксиса при заканчивании строки, где вы можете набирать текст

своей программы состояший из переменных, операторов, вызываемых функций.

Access Basic-код(последовательность Ваших операторов) выполняется при

вызове и выполнии операции в которой используется Ваша функция, при нажатии

кнопки: [pic]

3. ПОСТРОЕНИЕ НЕБОЛЬШОЙ БАЗЫ ДАННЫХ.

Для того чтобы лучше понять Access построим свою Базу данных. Сначала

определимся какую информацию будет содержать наша База данных. База данных

может содержать информацию о чем угодно: о зарплате, о торговых поставках,

о больных в поликлинике, о студентах ВУЗа, о друзьях, о книгах в вашей

библиотеке. Мы постоим самую простую - о студентах какого-нибудь ВУЗа. Эта

База данных будет состоять из трех взаимосвязанных таблиц:

1. Список ВУЗов, который будут содержать такую информацию:

- Номер ВУЗа.

- Название ВУЗа.

2. Список факультетов, который будут содержать такую информацию:

- Номер факультета.

- Номер ВУЗа, где находится этот факультет.

- Название факультета.

3. Список студентов, который будут содержать такую информацию:

- Номер студента.

- Номер факультета.

- студента.

- На каком курсе студент.

И это далеко не полный список того что мы можем знать о студенте, но

ведь мы делаем небольшую Базу и этого хватит что бы понять как строить Базу

данных.

Графически это может быть представлено в виде трех таблиц:

1. Список ВУЗов:

|Номер ВУЗа |Название ВУЗа |

|1 |ПВУ |

|2 |ППИ СПбГТУ |

|3 |ПГПИ |

2. Список факультетов:

|Номер |Номер ВУЗа|Название факультета |

|факультета | | |

|1 |1 |Информационные системы|

|2 |3 |Ин. яз. |

|3 |2 |Мех. Маш. |

3. Список студентов:

|Нмер студента|Номер факультета |Ф.И.О. |Курс |

|1 |3 |Иванов И.И. |5 |

|2 |2 |Сидоров С.С. |1 |

|3 |1 |Петров П.П. |1 |

Где стрелочками показаны связи или отношения(реляции) между таблицами

(т.к. Access реляционная СУБД).

Итак, начнем.

Запускаем Access и открываем Базу данных, назовем ее Students.

Сначала нам надо построить три, выше описанных таблицы. Для этого нажимаем

кнопку New и начнем конструировать первую таблицу. Вводим имена поле и их

типы, первой записью вы можете ввести счетчик(тип counter) записей и

установить первичный ключ, но это необязательно. Access при сохранении

таблицы спросит: "Создать первичный ключ?" если Вы выберите Да, то он

создаст новое поле с именем ID и типом counter. Дальше нам будут нужны

только поля с типами Text и Number.

Эти таблицы будут выглядеть так:

1.

[pic]

2.

[pic]

3.

[pic]

Дальше нам нужно установить связи между таблицами, для этого в меню

Edit выберите опцию Relationships и установите связи между полями. Для

установления связи выберите нужное вам поле, укажите на него мышкой и

удерживая правую кнопку мыши покажите на поле с которым Вы хотите

установить связь. Но здесь есть небольшое ограничение: поля между которыми

Вы хотите установить связь должны быть одного типа. После установления

связей наши таблицы будут выглядеть так (в данном случае мы установили

связь один ко многим):

[pic]

Эти связи нам нужны для облегчения поиска и выборки информации.

Например при просмотре списка университетов Access автоматически

устанавливает указатель(т.е. делает запись текущей) на первую запись в

таблице Faculties содержащую в поле Namber_of_univer такое же число, что и

в текущем поле ID таблицы Univer.

Теперь мы можем заполнить какой-либо информацией эти три таблицы. Для

этого в окне Базы Данных нажмите кнопку Open или в меню View выберите опцию

Datasheet. И начинайте заполнять, поля с типом Cоunter заполняются

автоматически. После заполнения, содержимое этих таблиц может выглядеть,

например, так:

1.

[pic]

2.

[pic]

3.

[pic]

Как вы понимаете это минимальный набор информации по этой теме, но

нам и его хватит.

И так на данном этапе мы имеем Базу данных состоящую из трех

связанных таблиц и содержащую некоторую информацию. Дальше нам надо как-то

работать с этой Базой и в первую очередь нам надо производить поиск и

выборку информации. Для этого существуют запросы.

Построим несколько запросов.

1. Отсортируем таблицу student в алфавитном порядке по полю name.

Для этого сделаем QBE-запрос такого вида:

[pic]

И если мы просмотрим Dynaset то увидим следующую таблицу:

[pic]

2. Дальше нам, например, может понадобиться выбрать из списка

студентов всех обучающихся на первом курсе. Для этого существуют критерии

выборки. Для того чтобы осуществить нужную нам выборку нам надо в QBE-

запросе в поле Criteria столбца year поставить цифру ‘1’(это значит что из

таблицы Student будут выбраны все записи у которых в поле столбца year

стоит ‘1’). И если мы просмотрим Dynaset то увидим следующую таблицу:

[pic]

3. Так как у нас есть несколько связанных таблиц, то мы можем

сделать запрос основанный на нескольких таблицах. Например, из имеющихся у

нас таблиц сделаем такую выборку: Название ВУЗа, название факультета где

обучается студент, имя студента и курс, отсортированную по полям

name_of_university и name. Для этого подготовим такой QBE-запрос:

[pic]

И если мы просмотрим Dynaset то увидим следующую таблицу:

[pic]

Таким образом вы видите что Access позволяет осуществлять различную

обработку информации.

Но что Вы будете делать если в Вашу Базу данных ввод информации будет

осуществляется неквалифицированным пользователем. Чтобы такие люди могли

спокойно работать с вашей Базой и не видели того, что им ненужно видеть,

Access предусматривает такую вещь как Формуляры. Построим один.

Из предусмотренных Access способов создания формуляров выберем самый

простой - это использование Конструктора формуляров. Свой формуляр сделаем

на основе запроса который мы, в свою очередь сделали на основе нескольких

таблиц. Из предлагаемых формуляров выберем Single-column, дальше выберем

все поля и сделаем его Shadowed. После всего этого у нас должно получиться

что-то вроде этого:

[pic]

В этом окне можно как редактировать так и вводить новую информацию.

Помимо этого, формуляры можно распечатывать на принтере. Посмотреть как

будет выглядеть данный формуляр на листе бумаге Вы можете в конце работы.

Кроме формуляров Access предоставляет специальное средство для

распечатки выбранной информации - Отчеты. Отчеты отличаются от формуляров

одним: в отчете нельзя редактировать данные. Давайте создадим один, но

основанный только на одной таблице Univer. Для этого также воспользуемся

Конструктором отчетов, т.к. это более легкий и понятный способ построения

чего-либо. Для этого из предлагаемых запросов и таблиц выберем таблицу

Univer, потом выберем опцию группировки Groups/Totals, порядок полей в

отчете оставим такой же, сгруппируем по полю name_of_university в режиме

Normal, очередность сортировки в группах сделаем по оставшемуся полу ID,

выберем стиль формы отчета Presentation и расположение на листе бумаги

Portrait, введем имя для отчета University и нажмем кнопку Finish. Access

создаст отчет, его Вы сможете увидеть в конце работы.

Обрабатывая таким образом информацию мы часто повторяем определенные

последовательности операций и для того чтобы избежать этого, а также

повысить эффективность общения с Базой данных и сократить время обработки

данных. Access предоставляет набор Макрокоманд. В нашей Базе есть одно

такое повторяющееся действие: если при каждой загрузке Базы данных мы хотим

открывать сразу все наши таблицы, запросы, отчеты или что-нибудь еще, то мы

можем записать последовательность макрокоманд делающих это.

Для этого создадим окно проектирования макрокоманд, здесь каждая

строка может содержать одну инструкцию в колонке Action и комментарий к ней

в колонке Comment. В каждой строке колонки Action есть список макрокоманд

из которого выберем нужные нам макрокоманды: Opentable(Открыть таблицу),

OpenQuery(Открыть запрос), OpenReport(Открыть отчет),

Minimize(Минимизировать), MsgBox(Окошко сообщения) и разобьем их на

макрогруппы с именами 1, 2, 3. Первая макрогруппа будет выдавать сообщение,

открывать три таблицы и минимизировать их. Вторая будет выдавать сообщение,

открывать запрос и минимизировать его. Третья будет выдавать сообщение,

открывать отчет и минимизировать его.

Окно проектирования макрокоманд будет выглядеть так:

[pic]

Теперь чтобы запустить это, надо в меню File выбрать опцию Run Macro

и выбрать из списка нужную вам макрогруппу. Например, если вы запустите

первую, то сначала увидите сообщение:

[pic]

Если Вы нажмете на кнопку OK, то увидите что-то вроде этого:

[pic]

Наша макрогруппа отработала: открыла таблицы и минимизировала их.

Если вы запустите остальные, то результат будет такой же, только открыты

будут запрос и отчет.

Работая с макрокомандами Вы скоро увидете, что это довольно

ограниченный инструмент управления Базой данных. Помимо макрокоманд Access

имеет втроенный язык програмирования - Access Basic, этот язык представляет

собой диалект языка Visual Basic . Для написания программ Access

предоставляет такое средство как Модуль. Модуль представляет собой

небольшой текстовый редактор с проверкой ситаксиса при завершении строки.

Здесь Вы можете писать свои функции и процедуры. Access Basic, как и любой

язык програмирования, имеет переменные, константы, операторы цикла, условия

и набор функций для выполнения различных действий.

4. Небольшая сравнительная характеристика СУБД Clipper и Access.

Проведем небольшие сравнение этих двух СУБД. Их главное различие это

то что Clipper предназначен для работы в DOS, а Access - в Windows.

Существует также различие в структуре обрабатываемых данных. Access, как

было сказано выше, поддерживает, без конвертирования, такие форматы как

dBASE, Paradox или Btrieve. Clipper в этом отношении намного беднее, он

поддерживает только dDASE формат.

Clipper отличается более развитым языком программирования в этом

отношении он больше похож на Си, Паскаль, чем на чисто СУБД, такую как

Access, например. Конечно в Access тоже входит язык программирования Access

Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий возможность

формирования специализированных систем управления базами данных, но более

бедный.

Access ориетирован больше на людей не занимаюшихся программированием.

Он имеет очень удобный и понятный интерфейс, очень многие операции у него

автоматизированы с помощью различных Конструкторов. Так же не надо

придумывать и писать свой интерфейс для своей Базы данных, надо только

выбрать из уже сушествующих. Clipper в этом отношении намного беднней и не

имеет таких средст автоматизации проектирования и обработки данных.

На этом основные различия заканчиваются. Так как Access и Clipper

являются реляционными СУБД, то основные термины практически не отличаются.

И там, и там пользователь имеет дело с таблицами, полями, записями.

Список литературы:

I. Microsoft Access, User’Guide. Microsoft Corporation, 1994.

II. Microsoft Access, Getting Started. Microsoft Corporation, 1994.

III. Бемер С., Фратер Г.: Microsoft Access для пользователя. Микап, Москва

1994.

Страницы: 1, 2