Разработка автоматизированной информационной системы учёта товародвижения в торговле

Разработка автоматизированной информационной системы учёта товародвижения в торговле

§ 3. Разработка приложения «Учет товародвижения»

1 Задачи проектирования

Задачи:

V Автоматизация учёта продажи товара;

V Автоматизация учёта поступления товаров;

V Автоматизация учёта списания товаров;

V Автоматизация инвентаризации товара (ревизии);

V Автоматизация заказа товара;

V Автоматизация составления прайс-листа;

V Автоматизация учёта поставщиков;

V Автоматизация составления отчетов;

> По работе с поставщиками

> По наличию товара;

> По результатам деятельности за период;

V Автоматизация учёта заявок покупателей;

V Автоматизация расчёта заработной платы продавцов;

V Автоматизация печати ценников.

2 Информационное обеспечение комплекса задач

2. Функционирование системы управления предприятием опирается

на информацию. Организация информационного обеспечения в любой системе

управления основывается на понятии информационной базы, под которой

понимается совокупность упорядоченной информации, используемой при

функционировании информационной системы, а также взаимосвязь различных

составляющих этой информации. При этом совокупность упорядоченной

информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех

задач, которые решаются на ее основе. Информационная база влияет на

эффективность всей системы, возможность решения функциональных задач и

т.д.

3. В состав информационной базы входят:

4. 1. массивы постоянной нормативно-справочной информации;

5. 2. массивы, содержащие текущие данные о состоянии управляемого объекта;

6. 3. массивы, содержащие данные, поступающие из внешней среды;

7. 4. массивы, содержащие накапливаемые данные за определенный промежуток

времени.

8. Информационное обеспечение предприятия условно можно разделить

на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится

часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность

сообщений, сигналов и документов, используемых при функционировании

автоматизированной системы управления в форме, воспринимаемой человеком

без применения средств вычислительной техники. К внутримашинному

относится та часть информационного обеспечения, которая, представляя

собой совокупность используемых в автоматизированных системах управления

данных, фиксируется на машинных носителях системы.

9. Основная задача организации информационного обеспечения

состоит в адекватном отображении объекта управления и обеспечении

информационных потребностей функциональных задач управления, а в данном

случае, потребностей задачи «Автоматизация учета товародвижения».

2.1 Внемашинное информационное обеспечение

К внемашинному информационному обеспечению относятся товары в

магазинах, товары поступающие в магазины, фактически работающие продавцы,

документы поставщиков, продаваемые товары.

2.1.1 Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание

[pic]

Схема данных изображена на рисунке 3.1. В неё входят таблицы, описанные в

Таблице 5.

Таблица 5

|Таблица/поле |Содержание |

|Таблица:Mag |Информация о магазинах |

|KM |код магазина |

|M |название магазина |

|ADm |адрес магазина |

|telM |телефон магазина |

|Таблица:POSt |Информация о поставщиках |

|KP |код поставщика |

|P |название поставщика |

|SPHERE |сфера деятельности(вид товара) |

|TEL |телефон поставщика |

|E-mail |электронный почтовый ящик |

|WWW |веб-сайт поставщика |

|ADDr |адрес поставщика |

|Таблица:Sotr |Информация о сотрудниках предприятия |

|Кс |код сотрудника |

|ФИОс |ФИО сотрудника |

|Парс |пароль входа в программу сотрудника |

|Маг |магазин, в котором работает сотрудник |

|Таблица:TOV |Информация о товарах |

|KT |код товара |

|Ш-к |штрих-код товара |

|T |наименование товара |

|Таблица:PrN |Информация о приходных накладных |

|KPrN |код приходной накладной |

|KP |код поставщика |

|DATE |дата составления накладной |

|Mag |код магазина |

|Таблица:PODT_Pr |Информация о содержащихся в приходных |

| |накладных товарах |

|KNPr |код приходной накладной |

|KT |код закупаемого товара |

|KolT |количество закупаемого товара |

|CZak |цена закупки товара |

|Таблица:RASH |Информация о расходных накладных |

|Krash |код расходной накладной |

|Kmag |код магазина |

|DATE |дата составления накладной |

|Таблица:PODT_RASH |Информация о содержащихся в расходных |

| |накладных товарах |

|KRash |код расходной накладной |

|KT |код продаваемого товара |

|KolT |количество продаваемого товара |

|CProd |цена продажи товара |

|Таблица:Spis |Информация о актах списания |

|KSPIS |код акта списания |

|М |код магазина |

|Date |дата составления акта списания |

|Таблица:Podt_Spis |Информация о содержащихся в актах |

| |списания товарах |

|Kspis |код акта списания |

|KT |код товара |

|KolT |количество списываемого товара |

|Цена |цена продажи товара |

| | |

|Таблица:Вход |Информация о входах в систему |

|Код |номер входа в систему |

|Кс |код вошедшего сотрудника |

|Вр |время и дата входа |

|Таблица:Заказы |Информация о заказах покупателей |

|покупателей | |

|Дата |дата заказа |

|Заказ |заказ |

|Данные о заказчике |данные о заказчике |

В таблицы Mag, POSt, Sotr и TOV заносится первичная информация,

которая затем используется для формирования накладных, информация о которых

содержится в таблицах PrN, PODT_Pr, RASH, PODT_RASH, Spis, Podt_Spis.

Накладные прихода, расхода и акты списания относятся к определённому

магазину, поэтому таблицы PrN, RASH, Spis используют значения поля KM (код

магазина) таблицы Mag код магазина (связь один-ко-многим).

В накладных и актах списания есть реквизиты, которые могут иметь

только одно значение в одном документе, такие как дата составления

документа, номер документа; также есть реквизиты, содержащие несколько

значений, такие как наименование товара, его цена и количество. Поэтому

для исключения дублирования информации информацию о содержании накладных

целесообразно хранить в паре таблиц. В одной из них хранится информация о

дате накладной номере накладной и магазине, к которому она относится

(таблицы PrN, RASH, Spis). В другой таблице содержится информация о

товарах (таблицы PODT_Pr, PODT_RASH, Podt_Spis). Эта пара таблиц

связывается полем содержащим код накладной (связь один-ко-многим).

В таблице TOV содержится информация о товаре которая используется

накладными и актами списания по полю содержащему код товара, поэтому между

таблицей TOV и таблицами PODT_Pr, PODT_RASH, Podt_Spis существует связь

один-ко-многим.

Таблица Вход не связана ни с одной таблицей. После входа в систему

макрос записывает в таблицу Вход в поле Кс код сотрудника вошедшего в

программу. Остальные данные записываются автоматически: номер входа в

систему присваивается типом поля «Счётчик», время и дата входа функцией

Now( ) в свойстве поля «Значение по умолчанию».

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

При продаже сканируется штрих-код товара. По штрих-коду определяется

наименование товара. Штрих-код содержится в таблице TOV.

2.1.3 Характеристика входной информации

2.1.3.1 Нормативно-справочная информация

Нормативно-справочной информацией является программа справки,

содержащаяся в каталоге программы «Учёт товародвижения». Так же разделы

программы справки связаны с элементами управления программы «Учёт

товародвижения» с помощью контекстной справки.

Программа справки содержит руководство по использованию программы

«Учёт товародвижения».

2.1.3.2 Входная оперативная информация

Три операции технологического процесса – приходование, продажа,

списание товара – определяют входную информацию.

Для приходования товара входной информацией является:

1. название поставщика: эта и другая информация о поставщике

заносится в таблицу Post перед первой операцией проводимой с

поставщиком.

2. дата составления накладной: генерируется автоматически.

3. название магазина: информация о магазинах предприятия

предварительно заносится в таблицу Mag.

4. наименование товара: если товар закупается впервые,

наименование заносится в таблицу TOV из фактуры поставщика, а

затем и в последующие разы выбирается из нее.

5. штрих-код товара: вносится сотрудником магазина с упаковки

товара, для последующего использования и автоматической

идентификации товара.

6. количество закупаемого товара: вносится сотрудником магазина

из фактуры поставщика, при условии совпадения количества

товара в фактуре с реальным количеством товара.

7. цена закупки товара: вносится сотрудником магазина из фактуры

поставщика.

Для продажи товара входной информацией является практически та же

информация. За исключение того, что не используется информация о поставщике

и вместо цены закупки используется цена продажи ( будет рассматриваться

пункте 2.2.2.1).

Для списания товара входной информацией является такая же информация

что и для продажи.

Информация о наличии наименования товара и его количество в магазине

используется для составления отчёта о наличии товара (по факту).

2.1.4 Характеристика результатной информации

Результатной информацией являются приходные, расходные накладные,

акты списания которые составляются во время выполнения операций

технологического процесса. А так же результатной информацией является:

1. отчёт о наличии товара в магазине (рассчитанный на основе

приходно-расходных документов), который участвует в

составлении отчёта о результатах деятельности магазина за

период;

2. заявка поставщику, на основе которой завозится требуемый

товар;

3. ценники на товар: информация для покупателей о цене товара;

4. величина зарплаты продавцов: на основе результатов

деятельности магазина;

5. отчёт о наличии товара в магазине (по факту): составляется

как результат ревизии.

6. результат деятельности магазина: составляется на основе

отчёта о наличии товара в магазине (рассчитанного на основе

приходно-расходных документов) и отчёт о наличии товара в

магазине (по факту).

2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач

2.2.1 Алгоритмы расчета и решения задач

Для решения задачи расчета цены продажи используется следующий

алгоритм:

. цена продажи равна цене закупки плюс двадцать процентов;

. если цена продажи товара меньше ста рублей, то цена продажи

округляется с точностью до пятидесяти копеек в сторону

прибавления, то есть если с наценкой цена получается 1,2 рубля,

то цена продажи будет равна 1,5 рублей;

. если цена продажи товара больше ста рублей, то цена продажи

округляется с точностью до пяти рублей в сторону прибавления,

то есть если с наценкой цена получается 103 рубля, то цена

продажи будет равна 105 рублей.

Расчет цены продажи выполняет запрос «Цена продажи»:

SELECT PODT_Pr.KT, Last(PODT_Pr.CZak) AS [Last-CZak],

Last(IIf(([CZak]*1.2>=100),IIf((Round([CZak]*1.2/100,1)*100-

[CZak]*1.2=10,IIf((Round([CZak]*1.2/10,1)*10-

[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2/10,1)*10+0.5,Round([CZak]*1.2/10,1)*10),IIf([

CZak]*1.2<10,IIf((Round([CZak]*1.2,0)-

[CZak]*1.2<0),Round([CZak]*1.2,0)+0.5,Round([CZak]*1.2,0)),Round([CZak]*1.2,

1))))) AS [Цена продажи], Last([CZak]*1.2) AS Выражение2, Last(TOV.T) AS

[Last-T]

FROM TOV INNER JOIN PODT_Pr ON TOV.KT=PODT_Pr.KT

GROUP BY PODT_Pr.KT

ORDER BY Last(TOV.T);

Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине

(рассчитанный на основе приходно-расходных документов) используется

следующий алгоритм:

. из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары

и сумма количества по наименованиям товара;

. из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары

и сумма количества по наименованиям товара;

. из актов списания магазина выбираются все списанные товары и

сумма количества по наименованиям товара;

. наличие товара в магазине определяется как разница количества

завезенного товара и суммы проданного и списанного товара.

Для решения задачи составления заявки поставщику используется

следующий алгоритм:

1. из приходных накладных магазина выбираются все завезенные товары

и количество последнего завоза;

2. из расходных накладных магазина выбираются все проданные товары

и сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется,

сколько товара было продано с момента последнего завоза товара;

3. из актов списания магазина выбираются все списанные товары и

сумма количества после последнего завоза, то есть выясняется,

сколько товара было списано с момента последнего завоза товара;

4. суммой из пункта 2 и 3 считается количество расходованного

товара с момента последнего завоза;

5. данными для заявки служат все полученные в предыдущих пунктах

данные, выбранные по принадлежности товара определенному

поставщику.

Решение о закупки товара принимается на основе заявки с учетом таких

факторов как предстоящие праздники, периодичность работы с данным

поставщиком и т.п.

Для решения задачи составления отчёта о наличии товаров в магазине (по

факту) данные, собранные терминалом сбора данных, экспортируются в

компьютер в программу MS Excel.

Для решения задачи составления отчёта о результате деятельности

магазина сравнивается количество товара в отчётах о наличии товара.

Выводятся товары с разным количеством в отчётах. Считаются потери в ценах

продажи.

Для расчета зарплаты продавцов используется следующий алгоритм:

1. зарплата продавцов равна двум процентам суммы вырученных денег

за период каждому продавцу поровну;

2. если результат выполнения пункта 1 меньше 3000 рублей, то

зарплата продавцов составляет 3000 рублей;

3. если отчёт о результатах деятельности выявил потери, то они

делятся на количество продавцов и отнимаются от зарплаты

продавцов.

2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога)

Дерево диалога программы «Учет товародвижения» начинается с формы

«Вход» (Рис 3.2).

[pic]

Рис 3.2. Форма «Вход»

После ввода правильной информации открывается форма «Меню» (Рис

3.3).

[pic]

Рис 3.3 Форма «Меню»

Меню предоставляет выбор:

1. приход (для приходования товара);

2. расход ( для продажи товара);

3. списание (для списания товара);

4. магазин

5. поставщики

6. наличие

. наличие отчёт

7. заказ поставщику

. заказ поставщику отчёт

8. заказы покупателей

. заказы покупателей отчёт

9. ценники

Если в поле пароль введено «админ» и выбран магазин, в форме меню

появляются две кнопки хронология входов и сотрудники (Рис 3.4).

[pic]

Рис 3.4. Форма «Меню»

3 Технологическое обеспечение

3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Собираемая информация для операций приходования, продажи, списания

товара: о магазинах, поставщиках, товаре, сотрудниках.

О магазинах информация однократно заносится с помощью клавиатуры

компьютера в таблицу Mag после приобретения нового магазина.

О поставщиках информация однократно заносится с помощью клавиатуры

компьютера в таблицу Post из копий его документов перед выполнением

операций, после принятия завмагом решения о сотрудничестве с данным

поставщиком.

О новом товаре информация однократно заносится с помощью клавиатуры

компьютера в таблицу Tov перед выполнением операций.

О сотрудниках информация однократно заносится с помощью клавиатуры

компьютера в таблицу Sotr из копии его паспорта после положительного

решения о приёме на работу.

Для выполнения операций приходования, продажи, списания товара:

. магазин определяется автоматически по выбранному в форме «Вход»;

. поставщик для операции приходования выбирается из

раскрывающегося списка;

. товар автоматически определяется сканированием штрих-кода, либо

в случаях, когда это невозможно, выбирается из списка, возможно

использование поиска наименования товара.

Все операции обработки информации выполняет программа с помощью

соответствующих запросов и макросов.

Вся необходимая информация выдаётся в виде экранных форм и отчётов,

а так же на печать.

3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи

информации

[pic]

Рис 3.4. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и

выдачи информации

4 Программное обеспечение комплекса задач

4.1 Общие положения

Программные требования для приложения «Учет товародвижения»:

. MS Windows 9x/Me/2000/XP;

. MS Access XP;

. MS Excel XP.

4.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

После загрузки Windows приложение «Учет товародвижения» открывается

с рабочего стола на компьютере бухгалтера. На компьютере продавцов ярлык

приложения помещён в папку Автозагрузка из меню Пуск - Программы, что

приводит к автоматическому запуску приложения после загрузки Windows.

4.3 Описание программных модулей

Приложение «Учет товародвижения» состоит из одного программного

модуля с набором форм, данных, процедур обработки действий и данных.

Приложение разработано полностью на основе MS Access.

4.4 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов

Так как приложение является базой данных разработанной на основе MS

Access, программные модули и информационные файлы являются одним файлом.

Однако для составления отчёта данные из терминала сбора данных переносятся

в MS Excel, а затем экспортируются в базу данных.

5 Руководство пользователя

Руководством пользователя является файл справки в директории

программы. Сноски на разделы справки есть в каждом элементе программы.

-----------------------

Учет товародвижения

ЭВМ

Товар в магазине

Завмаг

Поставщики

Продавцы

Окончание таблицы 5

Продолжение таблицы 5

MS Excel

Товар завезённый поставщиком, фактура

Продаваемый, списываемый товар

Сканер штрих-кода, клавиатура

Терминал сбора данных

Информация о магазинах

Отчёты

Фискальный регистратор

Чек

Покупатели

Заявки