Текстовые редакторы и электронные таблицы

Текстовые редакторы и электронные таблицы

Министерство высшего и профессионального образования РФ

Московский Институт Коммунального Хозяйства и Строительства

Кафедра: ХТСМ

Факультет: технологический

Реферат

на тему:

Текстовые редакторы и электронные таблицы

Выполнила: Успенская Ю.А.

Проверил:

Москва 2003г.

План:

1.Текстовые редакторы

а) WordPad

б) Блокнот

в) Microsoft Word

1.Возможности текстового процессора Word

2.Средства автоматизации

3.Таблицы и списки Word

4.Отличие Word 2000 от других более ранних версий

2.Электронные таблицы

а)Возможности Excel

б)Усовершенствования Excel

1.Текстовые редакторы

а) WordPad

WordPad входи в комплект поставки Windows 2000. Вряд ли его можно

считать полноценным текстовым процессором, который удовлетворяет все

запросы пользователей при создании документов. Но он подготавливает к

работе со сложными текстовыми редакторами Windows. Редактор WordPad

позволяет форматировать целиком текст и отдельные абзацы документов:

изменять шрифты, отступы, границы и т.д. WordPad работает с объектами OLE,

поэтому созданным в нем документам доступны графические изображения и даже

звуковые и видео-клипы.

Редактор WordPad открывает файлы, созданные в программе Write (с

расширением .WRI). Write – простой текстовый процессор, созданный для

версий Windows 3.х. В прошлом многие программные приложения использовали

формат Write для ведения документации, лицензионной информации и последних

версий файлов «readme». Несмотря на то что последней версии системы

программы Write уже нет, ее файлы остаются доступными в Windows 2000.

Документы, созданные в редакторе Write, можно прочитать в WordPad. Кроме

того, WordPad работает с документами и сохраняет их в пяти других форматах:

Word 6.0, Rich Text Format (RTF), текстовый, текстовый в формате MS-DOS и

текстовый Unicod. Формат Word 6.0 , с которым могут работать все последние

версии текстового процессора Microsoft Word, так же как и многие другие

широко распространенные редактры, по умолчанию является форматом программы

WordPad.

б) Блокнот

В комплект поставки Windows 2000 также входит простейший редактор

ранних версий системы Блокнот (NotePad). Программа Блокнот в отличие от

WordPad практически не позволяет форматировать документы, например, можно

выбрать шрифт для работы, но нельзя его изменить в документе программы.

Блокнот, кроме того, не работает с большими документами. Единственным

достоинством программы Блокнот является скорость. Она не только быстро

запускается, но и неправдоподобно проста, так что почти совсем ничего не

умеет делать. Текстовые файлы с расширением .TXT – зарегистрированный тип

файлов программы Блокнот. Если запустить один из таких документов, то вы

попадете в Блокнот. Если файл слишком велик для этой программы, у вас будет

возможность открыть его в редакторе WordPad.

в) Microsoft Word

1.Возможности текстового процессора Word

В настоящее время наиболее популярной программой для подготовки

текстов является Microsoft Word, которая называется также текстовым

процессором. Иногда в литературе Word называют иначе - текстовый редактор.

Однако текстовый редактор-это программа или модуль с ограниченным набором

функций (ввод, изменение и сохранение символьного текста). Те программы,

которые позволяют выполнять более сложные операции по подготовке текста

(автоматический перенос слов, операции форматирования и др.) точнее

называть текстовыми процессорами.

Программа Microsoft Word, благодаря своим обширным возможностям,

фактически стала использоваться стандартом среди текстовых процессоров

своего класса. Основное назначение процессора Word – это создание и

редактирование текстовых документов. Кроме того, Word обладает широкими

возможностями размещения в документе графических объектов, таблиц,

диаграмм, гиперссылок. Программа Word удобна для работы с большими

документами благодаря имеющимся в ней средствам создания указателей,

оглавлений, колонтитулов, иерархических заголовков и т.п.

Microsoft Word – мощный текстовый процессор, предназначенный для

выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до

проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp,

распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с

любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств

Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический

перенос слов и правка правописи слов, сохранение текста в определенный

устанавливаемый промежуток времени, наличие макетов текстов и шаблонов,

позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию,

расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного

слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление,

копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру

шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие

закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте.

Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный

адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет

включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в

формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль

на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения

с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для

одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное

окно по горизонтали на два и выровнять их.

2.Средства автоматизации

В Word 2000 имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих

выполнение типичных задач.

Например – автозамена.

Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть

исправлены автоматически при вводе:

· Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в

Word 95). Например, в начале предложения слово эТОТ автоматически

заменяется на Этот, а режим ввода прописных букв (соответствующий нажатой

клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.

· Типичные опечатки в словосочетаниях. Например, слова почтовы йадрес

автоматически заменяются словами почтовый адрес.

· Грамматически не сочетаемые пары слов. Например, слова этот слово

автоматически заменяются словами это слово.

В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования

текста при вводе.

· Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые

появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка

ввести звездочку, будет создан маркированный список.

· Автоматическое создание границ (впервые появилось в Word 95).

Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства

(=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана

одинарная или двойная граница.

· Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей (впервые появилось

в Word 95). Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а

двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль

«Заголовок 1».

· Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые

появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например,

сочетание «1st» автоматически заменяется сочетанием, а дробь «1/4» —

символом ј.

· Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета

(например, \\Reports\May\Week1.doc и http://www.microsoft.com/) как

гиперссылок. При выборе гиперссылки на адрес Интернета автоматически

запускается имеющееся средство просмотра Web и открывается указанная Web-

страница. При выборе гиперссылки на сетевой путь автоматически запускается

программа, необходимая для открытия файла назначения, и открывается

указанный файл.

· Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или

нумерованного списка соответствующим отступом слева.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей

При работе со стилями в Word 2000 используются следующие

возможности:

· В случае применения нового форматирования к тексту автоматически

создается новый стиль.

· В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения

автоматически вносятся в определение стиля.

· Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.

Мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем

выбора готовых элементов письма. Кроме того, раз введенные сведения об

адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически

сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет

выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены

автоматически.

Средство Office 2000 — помощник — использует технологию

IntelliSense™. Его основное назначение — автоматическое предоставление

советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу

выполнения задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь

приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем.

Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе

в Word 2000, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных

примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.

3.Таблицы и списки в Word

Таблицы Word являются исключительно мощным средством для

расположения текста в строках и колонках. Очень часто приходится иметь дело

с текстовой или числовой информацией, представление которой в виде таблицы

значительно облегчает ее восприятие. Word предоставляет мощные средства для

создания и оформления таблиц произвольной формы. Текст автоматически

располагается в ячейках таблицы, в то время как числовая информация может

автоматически рассчитываться по заданным формулам.

|Форматирование абзаца |Сочетание клавиш |Комментарий |

|Увеличение левого |CTRL + M |Отступ перемещается к |

|отступа абзаца | |следующей позиции |

| | |табуляции |

|Уменьшение левого |CTRL + SHIFT + M |Отступ перемещается к |

|отступа абзаца | |предыдущей позиции |

| | |табуляции |

Использование таблиц вместо символов табуляции обладает многими

преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается на одной

строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек. Кроме

того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и столбцы,

а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью

обрамления и фоновых заливок.

Таблицы Word это удобный инструмент для создания и редактирования

небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные, форматировать

их по своему усмотрению. Имеется возможность задания формул в ячейках, а

также сортировка информации. При желании пользователь может конвертировать

таблицу Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с

документами, состоящими из группы записей. Однако для более сложных работ,

связанных с таблицами для баз данных необходимо использовать

соответствующие средства типа Excel или Access.

4.Отличие Word 2000 от других более ранних версий

Версия Word 2000 входит в состав интегрированного пакета Microsoft

Office 2000. Эта версия может работать под управлением как Windows 95/97,

так и Windows NT, включая версию Windows 2000.

Наиболее существенные отличия Word 2000 от версий Word 97 и

соответственно от всех предыдущих версий заключается в следующем:

- более развитые средства для работы с Web – страницами, включая

просмотр, создание и редактирование Web – страниц, поддержка

стандартов динамического HTML, средства создания гиперссылок.

- Улучшенные средства работы с графическими объектами ( реализация

объемного и теневого эффекта, настройка яркости и контрастности

изображения, обращиние к библиотеке клипов).

- более удобные инструменты создания и настройки таблиц (рисование и

стирание линий между ячейками таблиц).

- Улучшенный интерфейс справочной системы (интерактивный Помощник,

предлагающий советы в ответ на действия пользователя).

- Работа над главным документом в режиме Структура (режим Главный

документ в Word 2000 оказался лишним).

- Наличие нового средства Буфер обмена, позволяющего хранить и вставлять

в документ до 12 фрагментов.

В Word 2000 появились и другие удобные «мелочи»: отдельное окно для

каждого документа, автоматическое переключение раскладки клавиатуры на язык

текстового фрагмента, автоматическая замена дефиса (черточки) на тире и

т.д.

2.Электронные таблицы

а)Возможности Excel

Многие вычисления, связанные с повседневной деятельностью человека,

удобно и привычно выполнять в виде таблиц. К таким вычислениям относятся,

например, бухгалтерские расчеты, расчеты оборота материалов и продукции на

заводе, товаров на складе, различные инженерные и статистические расчеты и

т.д. В виде таблиц можно оформлять деловые документы: счета, накладные,

ведомости и проч. Вообще представление данных в виде прямоугольных таблиц

является чрезвычайно удобным и привычным.

Для оперирования с табличными данными предназначены современные

программы, называемые электронными таблицами. Электронная таблица – это

попросту матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти

ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменный), а

также формулы, по которым производятся различного рода вычисления. В одни

ячейки данные вводятся, а в других ячейках они обрабатываются по заданным

формулам.

При работе с таблицами Excel распознает два вида ссылок на

ячейки:

Абсолютные ссылки на ячейки - указание на конкретную ячейку,

положение которой относительно других ячеек не меняется. Для обозначения

абсолютного адреса используется знак доллара.

Относительные ссылки на ячейки - указание расположения ячейки

относительно другой с которой идет работа в данный момент.

Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными

ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся

копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных

различных ячеек по одной формуле (например, суммирование) и другие.

Совокупность ячеек называется диапазоном.

Чаще всего на практике приходится работать с прямоугольными

диапазонами.

В формулах можно смешивать и совмещать абсолютные и относительные

ссылки на ячейки, т. е., например, указать абсолютную ссылку на букву

(номер колонки) вместе с относительной ссылкой на номер ряда.

С помощью электронных таблиц вы можете составить, к примеру, смету

личных расходов или оформить накладную, вычислить сложное

тригонометрическое выражение или решить логическую задачу.

Однако перечисленными задачами возможности Excel не исчерпываются.

Освоив приемы работы в Excel, можно использовать электронные таблицы как

небольшое настольное издательство, эффектно оформляя с их помощью,

например, коммерческие предложения, прайс-листы или несложные рекламные

буклеты. Инструменты Excel позволяют выполнять анализ массивов данных и

представлять результаты анализа в виде графиков и диаграмм. Электронные

таблицы располагают также удобными средствами для ведения баз данных,

создаваемых на основе обычных списков. И это далеко не полный перечень

того, что можно сделать в такой мощной системе как Excel 2000.

Каждый документ в Excel называется рабочей книгой. Книга в Excel

представляет собой файл с расширением .xls, предназначенный для хранения и

обработки данных. Шаблоны рабочих книг имеют расширение .xlt. В старых

версиях электронных таблиц рабочая книга содержала всего один лист.

Поддержка множества листов в последующих версиях, сделала работу в Excel

намного эффективнее. На различные листы обычно помещают разнородную

информацию.

При работе в электронных таблицах часто приходится иметь дело со

сходными данными или с однотипными формами представления данных. Для работы

с однотипными данными или формами предусмотрено полезное средство,

называемое объединением листов в группу. Группирование листов существенно

экономит время при оформлении пакета документации.

б) Усовершенствования Excel

В последующих версиях Excel, таких 7.0 / 97 / 2000 / XP еще более

улучшен и интерфейс пользователя и другие характеристики системы.

Встроенный язык программирования VBA стал единым для всех приложений офиса.

Изменения коснулись и справочной системы которая стала более

интеллектуальной и непринужденной. В новых версиях Excel все больше

встречается анимации. Помимо традиционной интерактивной справки, Excel

предоставляет справочную информацию прямо из Web-страницы Microsoft.

Все приложения Office обладают возможностями, облегчающими работу

пользователя с интернет и локальной сетью. Такие как поиск, публикация

данных в интернете, интеграция в сеть интернет. Поддержка всех основных

форматов файлов интернета, включая HTML документы. Благодаря

усовершенствованию базовых элементов пользователю стало значительно легче

работать с программой. Значительно расширились возможности электронных

таблиц, такие как сводные таблицы, форматирование, предпросмотр и печать,

обнаружение и предупреждение ввода некорректных данных.

Усовершенствованы панели инструментов. Работа с диаграммами стала

проще. Запросы теперь могут запускаться в фоновом режиме, предоставляя

возможность пользователям выполнять другие задачи во время ожидания

обработки данных. Кроме того появилась возможность создать запрос помощью

мастера, опрашивать базу данных, хранимую в Web, совместно использовать

запросы, сохранять запрос параметров и сохранять запрос в качестве шаблона.

MS Excel — является самой объемной и, наверное, самой

существенной частью пакета. Без преувеличения можно сказать, что MS Excel —

это грандиозная программа. Обычно на MS Excel ссылаются как на систему

электронных таблиц. По-видимому, это правильно, поскольку в основе MS Excel

действительно лежит идея электронной таблицы, но этого явно недостаточно

для характеристики многообразных возможностей MS Excel, именно поэтому

Microsoft Excel - это универсальная система обработки данных.

Список литературы:

1.Т. Вечерина “Эффективная работа с Word 2000((, Москва 2000г.

2.А.Ю.Гаевский, «Самоучитель работы на компьютере», Москва 2002г.

3. «Word текстовый редактор для Windows», Москва 2000г.

4. «Excel электронные таблицы», Москва 2000г.