Бухгалтерский учет ГСМ и списание на затраты

Бухгалтерский учет ГСМ и списание на затраты

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1 Бухгалтерский учет в организациях, использующих ГСМ в своей деятельности

2. Списание ГСМ на затраты. Налоговый учет ГСМ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ВВЕДЕНИЕ

Еще несколько лет тому назад торговля горюче-смазочными материалами (ГСМ) была распространена в сфере довольно узкого круга предприятий и организаций. Однако в настоящее время в силу своей практически 100-процентной ликвидности и высокой рентабельности данный вид предпринимательской деятельности превратился в один из самых популярных. Множество предприятий и организаций, никогда ранее не занимавшихся торговлей ГСМ, оказались вовлеченными в этот процесс. Поэтому у многих организаций возникают вопросы, связанные с особенностями правового регулирования и налогообложения деятельности по производству и реализации ГСМ.

1 БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, ИСПОЛЬЗУЮЩИХ ГСМ В СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Даже в небольшой организации есть собственный автотранспорт. А уж что говорить о заводе или холдинге! Здесь могут насчитываться десятки различных автомобилей: транспорт руководства, грузовые машины, автобусы, фургоны... Поэтому расходы на содержание автотранспорта, в частности, на покупку ГСМ, весьма значительны.

В связи с этим актуальными являются вопросы учета горюче-смазочных материалов.

В соответствии с Планом счетов горюче-смазочные материалы учитываются на субсчете 3 "Топливо" счета 10 "Материалы". На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 3 "Топливо" счета 10.

Горюче-смазочные материалы приобретаются организацией либо по договору поставки со специализированными организациями, либо непосредственно на автозаправочной станции (за наличные деньги или посредством предварительного приобретения талонов).

Учет горюче-смазочных материалов целесообразно организовать в разрезе следующих субсчетов второго порядка:

- субсчет 3-1 "Топливо на складе";

- субсчет 3-2 "Топливо в баках автотранспорта";

- субсчет 3-3 "Топливо по талонам".

Как правило, организации, имеющие большой парк машин, приобретают горюче-смазочные материалы по договору поставки. Для этого организации-покупателю необходимо иметь соответствующую лицензию и возможность хранения приобретенных нефтепродуктов в больших количествах. Приобретенные горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании полученных от поставщика накладной и счета-фактуры, оформленного в установленном порядке.

Составление и выдача покупателю счета-фактуры являются обязанностью поставщика, реализующего горюче-смазочные материалы по договору с юридическим лицом.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению.

Чаще всего бензин, дизельное топливо или, к примеру, тормозную жидкость водители предприятия покупают на АЗС за наличные. В этом случае им сначала выдают деньги из кассы, а затем они представляют в бухгалтерию авансовые отчеты, приложив к ним кассовые чеки, подтверждающие расходы на покупку. На основании этих отчетов бухгалтер приходует ГСМ на счет 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо".

При этом в учете делаются следующие проводки:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

- выданы деньги из кассы под отчет;

Дебет 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражены расходы по покупке ГСМ.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним.

Авансовый отчет составляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает реквизиты документа, подтверждающего приобретение горюче-смазочных материалов - кассового чека автозаправочной станции.

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход - компенсируется и выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Пример. Водитель "Газели", находящейся на балансе предприятия, Иванов В.В. получил из кассы под отчет 850 руб. для приобретения ГСМ. На эти деньги он купил 100 литров бензина марки Аи-92 по 8,5 руб. за один литр, о чем представил в бухгалтерию авансовый отчет.

В учете предприятия бухгалтер отразил данную операцию следующими проводками:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

- 850 руб. - выданы под отчет Иванову В.В. деньги для приобретения ГСМ;

Дебет 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 850 руб. (8,5 руб. х 100 л) - отражен приобретенный бензин (после утверждения авансового отчета Иванова В.В.).

Приобретение горюче-смазочных материалов по договору поставки со специализированной организацией и при безналичной оплате отражается в бухгалтерском учете организации-покупателя проводками:

Дебет 10 "Материалы" субсчет 3-1 "Топливо на складе" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- оприходованы горюче-смазочные материалы (без налога на добавленную стоимость);

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- учтен налог на добавленную стоимость, выделенный в счете-фактуре поставщика горюче-смазочных материалов;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 51 "Расчетные счета"

- оплачены приобретенные горюче-смазочные материалы;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

- принят к вычету "входной" НДС.

В аналогичном порядке принимаются к учету приобретенные и оплаченные в безналичном порядке талоны на бензин.

Заключив договор на покупку бензина посредством передачи талонов, предприятие обычно перечисляет аванс за талоны. При этом в учете делается проводка:

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Авансы выданные" Кредит 51 "Расчетные счета"

- перечислен аванс за бензин.

После этого предприятие получает талоны на ГСМ. На каждом талоне может указываться количество топлива, которое можно заправить, либо количество и цена топлива, либо просто общая стоимость топлива, которое можно заправить.

Полученные талоны бухгалтер отражает за балансом (счет 006 "Бланки строгой отчетности") в условной оценке. Но это только в том случае, если на талонах не указана цена топлива. Иначе талоны отражаются на счете 50 "Касса" (субсчет "Денежные документы").

Для учета талонов руководитель предприятия назначает своим приказом материально-ответственное лицо. Этот сотрудник регистрирует приход и расход талонов в книге учета талонов на нефтепродукты. Такая книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист книги заполняется под копирку, второй лист этой книги - отрывной. Он служит отчетом материально-ответственного лица за расход талонов и сдается в бухгалтерию.

При выдаче водителям талонов на бензин их стоимость переводится с субсчета по учету топлива по талонам на бензин на субсчет по учету топлива в баках:

Дебет 10 "Материалы" субсчет "Топливо в баках автотранспорта" Кредит 10 "Материалы" субсчет "Топливо по талонам"

- на сумму стоимости горюче-смазочных материалов, указанную в выданных водителю талонах.

Поскольку действующими нормативно-правовыми актами не утверждены обязательные для применения формы учета расходования горюче-смазочных материалов на каждый конкретный автомобиль организации, автор предлагает использовать форму (ведомость учета выдачи нефтепродуктов), ранее действовавшую для государственных предприятий и приведенную в Инструкции Госкомнефтепродукта СССР от 3 февраля 1984 г. N 01/21-8-72 (см. Приложение 3 к данной книге).

Ежемесячно между предприятием-покупателем и продавцом ГСМ составляется акт приема-передачи нефтепродуктов или отчет об отпуске топлива. В них указывают наименование, количество и стоимость отпущенных нефтепродуктов. На основании акта (отчета) продавец выписывает предприятию счет-фактуру. По этому счету предприятие сможет возместить из бюджета "входной" НДС по приобретенному топливу.

2. Списание ГСМ на затраты. Налоговый учет ГСМ

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документальное подтверждение затрат является необходимым условием и для признания их в качестве расхода для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В настоящее время ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не устанавливают предельных норм расходов на ГСМ, которые можно списывать на затраты.

Дело в том, что Минтранс России руководящим документом N Р3112194-0366-03 утвердил Нормы расхода топлива и ГСМ на автомобильном транспорте. Документ введен в действие с 1 июля 2003 г.

Однако Министерство юстиции РФ не осуществило регистрацию указанного документа, и он не был опубликован в установленном для таких документов порядке. Следовательно, для целей налогообложения и бухгалтерского учета данный руководящий документ не является обязательным. Пользоваться документом, естественно, можно, например, при расчете себестоимости перевозок, содержания транспорта, планировании и т.д. Также каждое предприятие вправе само установить такие нормы, чтобы контролировать расход ГСМ.

Стоимость израсходованного топлива списывается на себестоимость продукции на основании первичных учетных документов, подтверждающих, что автомобиль используется в производственных целях. Такими документами являются маршрутные или путевые листы, содержащие обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, с приложением к ним чеков контрольно-кассовых машин, которые, в свою очередь, должны содержать реквизиты согласно Письму Минфина России от 5 января 2004 г. N 16-00-17/2 (при выдаче денег на бензин под отчет).

Особое внимание необходимо обратить именно на наличие в указанных случаях чеков ККТ. Иначе налоговый орган вправе увеличить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму документально не подтвержденных расходов и доначислить на указанную сумму налог.

Маршрутные листы применяют обычно в том случае, когда автомобиль курсирует по одному и тому же маршруту в течение длительного времени. Когда маршруты одного и того же автомобиля различны, используют путевые листы.

Формы указанных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Указанным Постановлением утверждены, в частности, следующие формы путевых листов:

- путевой лист легкового автомобиля (форма N 3). Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям;

- путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-С и 4-П). Такие путевые листы являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов. Форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы водителя автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы водителя автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Путевой лист выписывает и выдает водителю диспетчер или уполномоченное лицо. Этот документ действителен только один день или более, когда водителя направляют в командировку.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, марка и государственный номер автомобиля, время выезда и возвращения в гараж, показания спидометра до и после возвращения. Также в путевом листе записывают остаток топлива в баке на начало и конец дня, расход топлива, а также маршрут следования. Указывать маршрут автомобиля необходимо для того, чтобы подтвердить, что автомобиль используется именно в производственных целях. Необходимыми реквизитами путевого листа являются печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, что дает возможность их одновременной проверки. Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется Журнал учета движения путевых листов.

Если предприятие установило нормы расхода ГСМ, утвердив их приказом руководителя, то в целях налогообложения эта организация может учитывать расходы на ГСМ только по этим нормам.

Согласно ст. 252 НК РФ расходы, принимаемые при расчете налога на прибыль, должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Если на содержание автотранспорта истратили больше ГСМ, чем указано в приказе руководителя, то, чтобы учесть сверхнормативные расходы в целях налогообложения, необходимо документально обосновать этот перерасход. А причины такого перерасхода могут быть самые разные, например пробки на дорогах города.

Возможно, что предприятие вообще не устанавливало нормы расхода ГСМ. Тогда затраты на их покупку можно списывать на расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, по факту. Главное при этом - документально подтвердить, что ГСМ были израсходованы для поездок автомобилей именно по производственным нуждам предприятия.

В бухгалтерском учете бензин списывается на основании данных о его фактическом расходе, указанном в путевом листе. В учете делается такая проводка:

Дебет 20 "Основное производство" (23, 26...) Кредит 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо"

- списана стоимость израсходованного топлива.

В пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ указано, что стоимость израсходованного топлива включается в материальные расходы. При этом сумму, которую предприятие может потратить на топливо и смазочные материалы, НК РФ никак не ограничивает (у организаций, определяющих налог на прибыль кассовым методом, в материальные расходы включаются только те ГСМ, которые отпущены в производство и оплачены). Но обратите внимание: ст. 252 НК РФ требует, чтобы все расходы организации были экономически оправданы.

Предприятие по той или иной причине может реализовать приобретенные ранее для производственных целей горюче-смазочные материалы сторонним организациям.

В соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 расходы, связанные с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств и иных активов, отличных от денежных средств, товаров, продукции, признаются операционными расходами. А согласно п. 7 ПБУ 9/99 поступления от продажи активов, отличных от денежных средств, продукции, товаров, являются операционными доходами.

В соответствии с Планом счетов операционные доходы и расходы учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Согласно п. 1 ст. 146 НК РФ реализация товаров (работ, услуг) признается объектом налогообложения по налогу на добавленную стоимость.

При реализации излишних горюче-смазочных материалов в бухгалтерском учете предприятия оформляются проводки:

Дебет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "Прочие доходы"

- отражена выручка от реализации горюче-смазочных материалов;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсчет "Расчеты по НДС"

- начислен налог на добавленную стоимость с объема продаж;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо"

- списана учетная стоимость реализуемых горюче-смазочных материалов;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 9 "Сальдо прочих доходов и расходов" Кредит 99 "Прибыли и убытки"

- выявлен финансовый результат от реализации ГСМ.

Заключение

В завершение хотелось бы указать, что в наше время горюче-смазочные материалы используются практически во всех отраслях народного хозяйства, предприятиями всех форм собственности. Бухгалтерский учет и налогообложение покупки и использования бензина и иных горюче-смазочных материалов вызывают определенные трудности на предприятии, связанные, в первую очередь, со значительным количеством первичной документации.

Однако, для того чтобы при возможной налоговой проверке в организации не было проблем с налоговыми органами в части правильного отражения реализации ГСМ или же их покупки и использовании в своей деятельности, автор рекомендует особое внимание обращать на правильность и четкость оформления именно первичных документов, связанных с производством (использованием) нефтепродуктов.

Библиографический список

1. Иванов И.С. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006,- № 5

2. Майорова Л.В. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 1

3. Холоднова В.А.. //Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, -№ 4

4.Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 №117-ФЗ

5. Постановление Правительства РФ от 28 августа 2002 г. № 637 "О лицензировании деятельности в области эксплуатации электрических и тепловых сетей, транспортировки, хранения, переработки и реализации нефти, газа и продуктов их переработки" (в ред. Постановления Правительства РФ от 03.10.2002 № 731)