Информационная система (ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ОБЛІКУ І АНАЛІЗУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ І ПІДРЯДНИКАМИ)

Міністерство освіти і науки України

Тернопільська академія народного господарства

Інститут комп’ютерних інформаційних технологій

Кафедра моделювання та оптимізації економічних систем і процесів

ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ОБЛІКУ І АНАЛІЗУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ І

ПІДРЯДНИКАМИ

(на прикладі ПП «Біомед»)

Дипломний проект

Спеціальність 7.050207 "Інформаційні системи в менеджменті"

студент групи ІСМ-51 ________ Г. Конєв

Керівник к.т.н.,

доцент ________ І. Білоусов

Зав. кафедри МОЕСП

К.е.н., доцент ________ Г. Гладій

2000

АНОТАЦІЯ

дипломного проекту Конєва Григорія Борисовича

"Інформаційна система обліку і аналізу розрахунків з постачальниками і

підрядниками"

(на прикладі ПП “Біомед”)

ТАНГ, IКIТ, кафедра ІІТ, група IСМ- 51, 2000 рік.

Обсяг дипломного проекту 104 сторiнки.

В даному дипломному проекті проведено дослідження процесу обліку і

аналізу розрахунків з постачальниками і підрядниками. Наведено модель

системи та її детальний опис, розроблено та використано математичне та

інформаційне забезпечення. Здійснено програмну реалізацію спроектованої

системи.

Результати даного дипломного проекту можуть бути застосовані як на

підприємствах, що займаються медикаментами, так і на підприємствах іншого

профілю.

ANNOTATION

degree project of Konev Gregory Borysovych

"The information system of account and analysis of accounts with the

suppliers"

(on an example of the private enterprise “Biomed”)

TANE, ICIТ, Department IIT, group ISM- 51, 2000.

Volume of degree project 104 of pages.

In the given degree project the research of methods of account and

analysis of accounts with the suppliers. The model of system model and it's

detail description is given, mathematical and dataware have been designed

and used. Programmed realization system was designed.

Results of given degree project can be aplied as at the enterprises

occupied medical preparations, and at the enterprises of other structure.

Зміст

Вступ 6

1. Аналіз потреб ПП “Біомед” в створенні КІС обліку і аналізу

розрахунків з постачальниками і підрядниками 7

1.1. Характеристика ПП “Біомед” і опис діючої системи обліку

розрахунків з постачальниками і підрядниками 7

1.2 Існуючі шляхи розв’язку задачі обліку розрахунків з

постачальниками і підрядниками 13

1.3 Постановка задачі на проектування 14

2. Розробка загальносистемних рішень 16

2.1 Загальна структура розроблюваної системи 16

2.2 Математично-алгоритмічне забезпечення 20

2.3 Інформаційне забезпечення 26

3. Програмно-технічна реалізація системи 42

3.1. Структура програмного забезпечення 42

3.2. Розробка програмних модулів 53

3.3 Практична реалізація системи 55

Висновки 63

Література 65

Додаток 1 67

Додаток 2 68

Додаток 3 69

Додаток 4 70

Додаток 5 71

Додаток 6 72

Додаток 7 73

Додаток 8 76

Додаток 9 77

Додаток 10 78

Додаток 11 79

Додаток 12 80

Додаток 13 81

Додаток 14 82

Додаток 15 83

Додаток 16 84

Додаток 17 85

Додаток 18 86

Додаток 19 87

Додаток 20 88

Додаток 21 90

Додаток 22 91

Додаток 23 95

Додаток 24……………………………………………………….99

Додаток 25……………………………………………………….100

Додаток 26……………………………………………………….101

Додаток 27……………………………………………………….102

Додаток 28……………………………………………………….103

Додаток 29……………………………………………………….104

Додаток 30……………………………………………………….105

ВСТУП

На сучасному етапі розвитку народного господарства проходить подальше

вдосконалення управлінської діяльності підприємств. Зміни, які проходять в

економіці України, потребують підвищення ефективності та якості

управлінської праці. Це викликано всезростаючим науково-технічним

прогресом, впровадженням на промислових підприємствах досягнень науки і

техніки.

Завданням переддипломної практики є ознайомлення із структурою

приватного підприємства “Біомед”, оцінка комплексу технічних і програмних

засобів, аналіз технології збору, обробки та передачі інформації, а також

виявлення недоліків у функціонуванні системи обліку розрахунків з

постачальниками і підрядниками.

Метою практики є удосконалення існуючої в приватному підприємстві

“Біомед” системи обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками та

насичення її елементами аналізу і контролю. Це допоможе ефективніше

управляти підприємством, приймати відповідні рішення на різних рівнях

управління та, як наслідок, забезпечить отримання очікуваного прибутку.

1 АНАЛІЗ ПОТРЕБ ПП “БІОМЕД” В СТВОРЕННІ КІС ОБЛІКУ І АНАЛІЗУ

РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ І ПІДРЯДНИКАМИ

1.1 Характеристика ПП “Біомед” і опис діючої системи обліку

розрахунків з постачальниками і підрядниками

Приватне підприємство “Біомед” засноване у 1994 році (фактично діє з

жовтня 1998 року) для здійснення господарської діяльності, скерованої на

виконання для об’єднань, підприємств, виробничих колективів та громадян,

послуг та робіт у вирішенні медичних, медико-біологічних, науково-

технічних, виробничих та соціальних проблем, а також з метою одержання

прибутків від основних видів діяльності.

В своїй діяльності підприємство керується Законами України “Про

підприємництво”, “Про підприємства України”, та іншими актами та

нормативами з врахуванням особливостей, що передбачені в статуті

підприємства.

Предметом діяльності підприємства є:

- проведення фундаментальних наукових досліджень в області медицини та

створення для цих цілей відповідної апаратури;

- розробка і реалізація програмних засобів обчислювальної техніки, в тому

числі їх адаптація до проблем діагностики та лікування;

- розробка, виготовлення, і впровадження програмно-апаратних медичних

систем, включаючи поставку та сервісне обслуговування;

- навчання користувачів для роботи з програмно-апаратними медичними

системами;

- виконання інформаційно-обчислювальних послуг;

- проведення маркетингових досліджень в області медицини;

- виконання науково-методичної і рекламної діяльності, в тому числі

видавничої діяльності в сфері медико-біологічних технологій, промислового

виробництва медичної апаратури та лікарських засобів;

- навчання, підготовка кадрів та підвищення кваліфікації в галузі медицини;

- організація і проведення виставок, семінарів, конкурсів, конференцій по

питаннях дослідження, розробки і використання апаратних і програмних

засобів в галузі медицини та біології;

- розробка і впровадження заходів, виготовлення приладдя, інструментів та

пристроїв, скерованих на охорону праці, навколишнього середовища та

оздоровлення населення;

- надання посередницьких послуг з основних видів діяльності;

- надання медичної допомоги та послуг;

- видавництво газет, журналів, бюлетнів, бланків медичної документації,

методичних розробок, арактичних рекомендацій, іонографій, довідників,

книг, підручників в галузі біології і медицини;

- здійснення внутрішніх і міжнародних перевезень автомобільним транспортом;

- здійснення роздрібної торгівлі лікарськими засобами та медикаментами.

Структуру підприємства зображено в додатку 1.

На даний момент основним видом діяльності підприємства є роздрібна

торгівля медикаментами. Це передбачає, зокрема, ведення бухгалтерського

обліку.

На підприємстві вже автоматизовано задачі бухгалтерського обліку

“Склад” та “Реалізація товару”. Це здійснено засобами СУБД Microsoft Visual

FoxPro 5.0. Для цього на підприємстві є такі технічні засоби:

- комп’ютер на базі процесора Pentium з тактовою частотою 133 мегагерца,

оперативною памяттю в 32 мегабайта, жорстким диском об’ємом 3,2

гігабайта, монітором 14” SVGA з роздільною здатністю 800х600 пікселів;

- принтер Hewlett Packard DeskJet 400.

Задача “Облік розрахунків з постачальниками і підрядниками”

вирішується на підприємстві у торговому відділі і не є автомвтизована.

Призначення задачі – видача фінансової інформації про діяльність

підприємства і формування звітних документів.

Порядок обліку товарообороту на підприємствах роздрібної торгівлі

наступний. Товари від місця виробництва до роздрібної торговельної

організації доставляє оптова торгівля. Роздрібна організація реалізуює

товари безпосередньо споживачам. Товари поступають до магазинів (або

роздрібних торговельних організацій) у порядку децентралізованих закупок

самого магазину. Деякі товари надходять з місць виробництва безпосередньо у

роздрібну торговельну мережу, обминаючи оптову ланку. Через оптові ланки

проходять товари, що потребують комплектування їх у широкий торговельний

асортимент, необхідний для безперебійного і рівномірного постачання

роздрібних торговельних підприємств. Облік розрахунків з постачальниками

ведеться на рахунку № 60 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками”.

Оприбуткування товарів від постачальників оформляється записом в дебеті

рахунка № 41 “Товари” (субрахунок 01 чи 02) та в кредиті рахунка № 60

“Розрахунки з постачальниками і підрядниками”. При оплаті рахунка робиться

запис в дебеті рахунка № 60 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками”

та в кредиті рахунка № 52 “Валютний рахунок”, або № 51 “Розрахунковий

рахунок”, або № 66 “Векселі видані”. Оприбуткування товарів оформляється по

цінах реалізації [].

Окрім вищенаведених бухгалтерських проводок, які є найчисленішими у

підприємстві роздрібної торгівлі, можливі і наступні варіанти: кредит

рахунка № 60 – дебет рахунка № 03, 05, 06, 07, 08, 12, 42, 43, 44, 45, 46,

47, 50, 55, 61, 62, 63, 78, 79, 84, 87, 93, 96, дебет рахунка № 60 – кредит

рахунка № 42, 46, 49, 50, 52, 55, 61, 62, 66, 68, 76, 78, 90, 93, 96.

Отже, облік розрахунків з постачальниками і підрядниками стосується

бухгалтерських операцій з рахунком № 60. Практично задача вирішується

шляхом виконання наступних дій.

На першому етапі ведеться облік надходження товарів і облік оплати.

Облік надходження товарів здійснюється на основі розхідних накладних, які

надає постачальник, шляхом записів в журналі операцій відповідних

бухгалтерських проведень, що відображається по кредиту рахунка № 60.

Проведення містить дані про відповідного партнера, суму (в якості якої

вказується загальна сума в розхідній накладній) і дату здійснення операції.

При обліку оплати рахунка вхідними документами служать платіжні доручення,

одержані з банку як документи, що засвідчують здійснення оплати. В журналі

операцій робляться записи, зміст яких є протилежний записам при

оприбуткуванні товарів. Надходження грошей фіксується на дебеті рахунка №

60. При цьому проведення також містить інформацію про партнера, суму, яку

проплачено і дату здійснення операції.

Другий етап включає в себе формування звітних документів, а саме:

оборотно-сальдової відомості і журналу-ордеру. Вони формуються на основі

журналу операцій. Оборотно-сальдова відомість містить інформацію про сальдо

(залишок) на рахунку № 60 на початок і кінець місяця по дебету, кредиту, та

згорнуте. Журнал-ордер містить інформацію про суми обороту по дебету і

кредиту рахунку № 60 в розрізі рахунків, і загальні суми обороту по дебету

і кредиту.

Технологічна схема процесу вирішення задачі обліку з постачальниками

наведена в додатку 2.

Рішення даної задачі вимагає аналізу великої кількості паперової

інформації і включає в себе видачу різноманітних звітів. При цьому дуже

висока ймовірність допущення помилки, яку важко відшукати. Це вимагає

надзвичайних витрат робочого часу та ручної праці, що не може забезпечити

високої продуктивності. До того ж, ручна обробка інформації у вирішенні

задач такого типу є морально застарілим підходом.

Тому доцільно реалізувати задачу обліку розрахунків з постачальниками

і підрядниками на ЕОМ, щоб спростити та прискорити її розв’язання.

1.2 Існуючі шляхи розв’язку задачі обліку розрахунків з

постачальниками і підрядниками

Оскільки методика бухгалтерського обліку єдина і стандартизована,

вибір шляху розв’язку даної задачі зводиться до вибору програмного

середовища, в якому доцільніше її розв’язувати. Тут можливі два

альтернативні напрямки – встановлення готової спеціалізованої

бухгалтерської системи і розробка власної. З спеціалізованих систем можна

виділити російський “1С” та вітчизняний “X-Door” Запорізької фірми

“SoftTaxi”. Ці обидва пакети є досить потужними і гнучкими (особливо “1С”).

Зокрема, одним із шляхів вирішення проблеми міг би бути вибір компонента

“1С” – “1С: Бухгалтерія”, який можна додатково налаштувати на виконання

деяких функцій оперативного обліку. Але на сьогодні всі спеціалізовані

системи, які варті уваги, мають один суттєвий недолік – відносно високу

вартість (в першу чергу це стосується дрібних підприємств). Очевидно, що

якщо підприємство має на меті одержання прибутку, то так чи інакше всі

управлінські рішення повинні бути економічно обгрунтованими. А для

обгрунтування такого рішення, як вибір системи комп’ютеризованого обліку

повинні враховуватись такі фактори, як економічна ефективність та ціна

системи, і на основі аналізу цих факторів вже повинен робитись висновок про

доцільність тієї чи іншої системи [].

1.3 Постановка задачі на проектування

З огляду на те, що приватне підприємство “Біомед” не є великим

підприємством, займається одним видом діяльності і має порівняно просту

структуру, (поки що), зараз воно не має потреби у великій і дорогій

системі. Адже, наприклад, лише один компонент системи “1С” “1С:

Бухгалтерія” (на момент написання проекту) коштує 1309 грн. (245 у.о.), а

мережева версія – 5200 грн. (972 у.о.). Очевидно, що придбання фірмою

такого пакету не є оптимальним шляхом.

Як ще один спосіб вирішення проблеми може бути вибір нелегальних копій

програмного забезпечення, які значно дешевші за оригінал. Це є на даний час

досить поширеним, але цьому способу притаманні свої недоліки. Один з них

полягає в слідуючому. Метою впровадження на підприємстві автоматизованого

бухгалтерського обліку є поступовий перехід на повністю комп’ютеризовану

систему і заміна нею існуючої паперової системи. Це дасть змогу оперативно

одержувати різноманітні звіти про діяльність фірми, як в розрізах, зручних

для аналізу, так і документів, що являються необхідними звітними

документами, навіть баланс всього підприємства. А як відомо, для того, щоб

така система працювала на підприємстві, вона повинна бути ліцензована.

Звісно, ліцензування нелегальних копій програмних продуктів (наприклад,

“1С”) неможливе. Отже, окрім інших аспектів, використання нелегального

програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку не є

прийнятним ще й тому, що це не дасть можливості для розвитку системи в

майбутньому [].

Вагомим аргументом на користь створення власної системи (наприклад,

засобами Visual FoxPro) також є те, що в такій системі можна передбачити

всі тонкощі і особливості, які пов’язані з торгівлею медикаментами, для

здійснення оперативного обліку і елементів аналізу.

Щодо вибору конкретного інструментарію для створення системи, він

цілком виправдано падає на Microsoft Visual FoxPro, оскільки на

підприємстві на даний момент вже працюють дві системи обліку (“Склад” та

“Реалізація товару”), які створені на основі цієї СУБД. Це створить

можливості для інтеграції всіх компонентів в єдину систему, модернізації

існуючих та створення нових компонентів по мірі розвитку підприємства.

2 РОЗРОБКА ЗАГАЛЬНОСИСТЕМНИХ РІШЕНЬ

2.1 Загальна структура розроблюваної системи

Для розгляду структури розроблюваної системи обліку і аналізу

розрахунків з постачальниками та взаємозв’язку із зовнішніми об’єктами

зручно представити систему у вигляді DFD-діаграм. В додатку 3 подано

контекст-діаграму розроблюваної системи, яка відображає зв’язки з

зовнішніми об’єктами і визначає вхідні та вихідні потоки інформації []. Для

даної системи можна умовно виділити три зовнішні об’єкти: постачальники,

банк і бухгалтерія підприємства. На вхід системи від постачальників

надходять розхідні накладні, а з банку – проплачені платіжні доручення. В

процесі роботи системи формуються наступні результатні документи:

- оборотні відомості;

- узагальнені оборотні відомості;

- сальдові відомості;

- узагальнені сальдові відомості;

- журнал-ордер;

- акт звірки.

Всі ці документи надходять до бухгалтерії підприємства для здійснення

оперативного, синтетичного обліку, проведення аналізу тощо.

За допомогою діаграми 1-го рівня, яку подано в додатку 4, проведено

декомпозицію системи на окремі процеси. В результаті можна виділити

наступні процеси:

- ведення журналу операцій (процес 1);

- формування результатних документів (процес 2);

- друк і передача результатних документів (процес 3).

Для процесу 1 “Ведення журналу операцій” вхідними є дані, отримані з

розхідних накладних, що надходять від постачальника і дані, отримані з

проплачених платіжних доручень, які надходять з банку. В результаті ведення

журналу операцій утворюються дані про операції, які є вхідними для процесу

2 “Формуванння результатних документів”. Цей процес також використовує

вхідні дані для процесу 1 для звірки і виявлення помилок. На виході процесу

2 формуються в електронному вигляді ті ж самі документи, які будуть

вихідними документами для всієї системи. За допомогою процесу 3 ці

документи роздруковуються і передаються в бухгалтерію підприємства.

Розглянемо детальніше процес 1 “Ведення журналу операцій” за допомогою

діаграми другого рівня, що наведена в додатку 5. Даний процес складається з

наступних дрібніших процесів:

- ввід і контроль інформації (процес 1.1);

- запис на магнітний носій (процес 1.2);

- звірка і корекція БД (процес 1.3).

Інформація з розхідних накладних і платіжних доручень є вхідною для

процесів 1.1 “Ввід і контроль інформації” та 1.3 “Звірка і корекція БД”.

Після процесу 1.1 введена інформація про операції записується на магнітний

носій (вінчестер) в файл операцій. Записана інформація використовується в

процесі 1.3 при звірці і корекції БД. На виході процесу 1.3 (і всього

процесу 1) – дані про операції.

Деталізація процесу 2 “Формування результатних документів” за

допомогою діаграми другого рівня наведена в додатку 6. В результаті

декомпозиції даного процесу одержуємо наступні дрібніші процеси:

- формування оборотних відомостей (процес 2.1);

- формування узагальнених оборотних відомостей (процес 2.2);

- формування сальдових відомостей (процес 2.3);

- формування узагальнених сальдових відомостей (процес 2.4);

- формування журнала-ордера (процес 2.5);

- формування акту звірки (процес 2.6).

Дані про операції є вхідними для процесів 2.1, 2.3, 2.5 та 2.6, на

виході яких формуються відповідно оборотні відомості, сальдові відомості,

журнал-ордер та акт звірки. Оборотні і сальдові відомості є вхідними даними

відповідно для процесів 2.2 та 2.4, в яких формуються узагальнені

відомості.

Процес 3 “Друк і передача результатних документів” не вимагає

деталізації.

Для висвітлення технології рішення даної задачі у системі, що

проектується і для порівняння її з існуючою технологією, систему зручно

представити у вигляді техпроцесу, який зображено в додатку 7. При

оприбуткуванні товару дані з накладних вводяться в пам’ять ЕОМ. В процесі

введення даних ідбувається їх перевірка на правильність, повідомлення про

помилки (якщо вони виявлені) виводяться на екран монітора, і процедура

вводу повторюється. Після того, як дані введені і перевірені, вони

записуються на жорсткий диск ЕОМ в наступні файли: “Журнал операцій”,

“Партнер” та “Товар”.

Аналогічно здійснюється ввід даних з платіжних доручень і корекція

помилок при оплаті рахунку. В цьому випадку дані записуються на жорсткий

диск ЕОМ у файли “Журнал операцій” і “Платіжні доручення”.

В результаті наступних етапів формуються результатні документи, для

чого використовується інформація з файлу “Журнал операцій”. Це етапи:

“Формування журнала-ордера”, “Формування оборотно-сальдових відомостей” і

“Аналіз оплати і оприбуткування”.

2.2 Математично-алгоритмічне забезпечення

При роботі система використовує ряд показників, які зручно представити

у вигляді таблиць, виділивши реквізити-основи і реквізити-ознаки (див.

таблицю 1 і таблицю 2).

Таблиця 1. Реквізити-основи

|Показник |Назва реквізиту |Позначення у|

| | |файлі |

|R1 |Сальдо дебетове на початок місяця |SDP |

|R2 |Сальдо дебетове на кінець місяця |SDK |

|R3 |Сальдо кредитове на початок місяця |SKP |

|R4 |Сальдо кредитове на кінець місяця |SKK |

|R5 |Дебетовий оборот |OD |

|R6 |Кредитовий оборот |OK |

|R7 |Загальний дебетовий оборот |ZOD |

|R8 |Загальний кредитовий оборот |ZOK |

|R9 |Сума операції |O |

|R10 |Сума операцій |SO |

|R11 |Сума операцій по дебету |SOD |

|R12 |Сума операцій по кредиту |SOK |

|W1 |Сума |S |

|W2 |Загальна сума |SS |

|V1 |Кількість |K |

|V2 |Ціна |P |

|V3 |Проплачена сума |PS |

Таблиця 2. Реквізити-ознаки

|Показник |Назва реквізиту |Позначення у|

| | |файлі |

|P1 |Товар |I |

|P2 |Постачальник |J |

|P3 |Дата |D |

|P4 |Номер накладної |N |

|P5 |Дебетовий рахунок |RD |

|P6 |Кредитовий рахунок |RK |

|P7 |Дебет рахунка № 60 |RRD |

|P8 |Кредит рахунка № 60 |RRK |

|P9 |Місяць |M |

|P10 |Дата початку місяця |DP |

|P11 |Дата кінця місяця |DK |

|P12 |Дата оплати |Z |

Граф взаємозв’язку показників зображений в додатку 8.

Розглянемо кожен з використовуваних в системі показників і наведемо

формули, за якими вони обчислюються:

1) [pic] – сума товару i, поставленого постачальником j на дату d за

накладною n.

[pic], (1)

де: [pic] – кількість товару i, поставленого постачальником j на дату

d за накладною n;

[pic] – ціна товару i, поставленого постачальником j на дату d за

накладною n.

2) [pic] – загальна сума товару, поставленого постачальником j на дату

d за накладною n.

[pic]. (2)

3) [pic] – сума операції по дебету рахунка rd і по кредиту рахунка rk

по накладній n постачальника j на дату d.

[pic]; (3)

[pic], (4)

де[pic] – сума, проплачена постачальнику j на дату z згідно

накладної n за дату d.

4) [pic] – оборот по дебету рахунка №60 і кредиту рахунка rk по

партнеру j на дату d. Показник формується шляхом вибірки без

арифметичних обчислень.

5) [pic] – оборот по кредиту рахунка №60 і дебету рахунка rd по

партнеру j на дату d. Формується шляхом вибірки.

6) [pic] – загальний оборот по дебету рахунка №60 по партнеру j за

місяць m.

[pic]. (5)

7) [pic] – загальний оборот по кредиту рахунка №60 по партнеру j за

місяць m.

[pic]. (6)

8) [pic] – сальдо на кінець місяця m по дебету рахунка №60 по партнеру

[pic]. (7)

9) [pic] – сальдо на кінець місяця m по кредиту рахунка №60 по

партнеру j.

[pic]. (8)

10) [pic] – сальдо на початок місяця m по дебету рахунка №60 по

партнеру j.

[pic]. (9)

11) [pic] – сальдо на початок місяця m по кредиту рахунка №60 по

партнеру j.

[pic]. (10)

12) [pic] – сальдо на кінець місяця m по дебету рахунка №60.

[pic]. (11)

13) [pic] – сальдо на кінець місяця m по кредиту рахунка №60.

[pic]. (12)

14) [pic] – сальдо на початок місяця m по дебету рахунка №60.

[pic]. (13)

15) [pic] – сальдо на початок місяця m по кредиту рахунка №60.

[pic]. (14)

16) [pic] – сума операцій по дебету рахунка №60 і по кредиту рахунка

rk.

[pic]. (15)

17) [pic] – сума операцій по кредиту рахунка №60 і по дебету рахунка

rk.

[pic]. (16)

18) [pic] – сума операцій по дебету рахунка №60.

[pic]. (17)

19) [pic] – сума операцій по кредиту рахунка №60.

[pic]. (18)

2.3 Інформаційне забезпечення

До складу інформаційного забезпечення входить позамашинне та

внутрішньомашинне інформаційне забезпечення.

Позамашинне інформаційне забезпечення складається з вхідних і

результуючих документів. Вхідні документи служать для фіксації інформації в

місці її виникнення і передачі її для обробки. В системі автоматичної

обробки економічної інформації з них формуються оперативні масиви

інформації. Результуючі документи ( це документи, які формуються системою в

результаті розв’язку задачі.

Для машинної обробки інформації необхідно провести класифікацію та

кодування всіх реквізитів-ознак. Закодовані реквізити представимо у таблиці

Таблиця 3. Опис класифікаторів та систем кодування

Вхідними документами для даної задачі будуть:

- розхідна накладна;

- платіжне доручення.

Документ “Розхідна накладна” містить інформацію про поставку товару

(дата, найменування товару, ціна товару, кількість товару, загальна сума,

назва та реквізити постачальника, назва та реквізити одержувача). Цей

документ заповнюється постачальником і є основним документом, що засвідчує

факт поставки товару. Реквізити з нього заносяться в базу даних, де

міститься інформація про всі поставки товарів. Форма документа наведена в

додатку 9. Табличний опис документа представлений в таблиці 4.

Таблиця 4. Табличний опис документа "Розхідна накладна"

|Назва реквізиту |Тип та значність|Діапазон змін |

|Назва постачальника |C(40) | |

|Назва населеного пункту |C(15) | |

|Адреса |C(30) | |

|Номер телефону |C(10) | |

|Факс |C(10) | |

|Назва банку |C(45) | |

|Номер розрахункового рахунка |C(15) | |

|МФО |C(10) | |

|Індивідуальний податковий номер |C(10) | |

|ЗКПО |C(15) | |

|Номер накладної |C(5) | |

|Дата |D(8) | |

|Назва товару |C(30) | |

|Одиниця виміру |C(5) | |

|Кількість |N(8.3) |0..9999.999 |

|Вартість |N(8.4) |0..9999.9999 |

|Сума |N(6.2) |0..9999.99 |

|Загальна сума |N(7.2) |0..99999.99 |

Документ “Платіжне доручення” містить інформацію про оплату

поставленого товару (дата оплати, сума, назва і реквізити одержувача,

призначення платежу). Цей документ заповнюється платником, а після того, як

здійснено оплату і банком проставлено на ньому печатки і підпис, одна його

копія потрапляє до одержувача, а інша повертається до платника. Документ є

засвідченням факту оплати. Реквізити з нього заносяться в базу даних, де

міститься інформація про всі проведені оплати. Форма документа наведена в

додатку 10. Табличний опис документа представлений в таблиці 5.

Таблиця 5. Табличний опис документа "Платіжне доручення"

|Назва реквізиту |Тип та значність|Діапазон змін |

|Номер платіжного доручення |C(5) | |

|Дата оплати |D(8) | |

|Сума |N(6.2) |0..9999.99 |

|Назва одержувача |C(40) | |

|Код одержувача за ЄДРПОУ |C(9) | |

|Назва банку одержувача |C(45) | |

|Особистий код банку |C(7) | |

|Номер рахунку |C(15) | |

|Номер накладної |C(5) | |

|Дата |D(8) | |

Всі необхідні дані з вхідних документів заносяться у бази даних. На

основі інформації з вхідних документів формуються результатні документи.

Вихідними документами для даної задачі будуть:

- обороти по дебету;

- обороти по кредиту;

- загальний оборот по дебету;

- загальний оборот по кредиту;

- сальдо на початок місяця;

- сальдо на кінець місяця;

- узагальнена сальдова відомість;

- журнал-ордер;

- акт звірки.

Документ “Обороти по дебету” формується при необхідності і містить

дані про обороти по дебету рахунка №60 і кредиту будь-якого з рахунків

(вказується). Форма документа наведена в додатку 11. Табличний опис

документа представлений в таблиці 6.

Таблиця 6. Табличний опис документа "Обороти по дебету"

|Назва реквізиту |Тип та значність|Діапазон змін |

|Дата |D(8) | |

|Сума |N(6.2) |0..9999.99 |

|Назва постачальника |C(40) | |

|Номер накладної |C(5) | |

|Номер кредитового рахунка |C(4) | |

Документ “Обороти по кредиту” формується при необхідності і містить

дані про обороти по кредиту рахунка №60 і дебету будь-якого з рахунків

(вказується). Форма документа наведена в додатку 12. Табличний опис

документа представлений в таблиці 7.

Таблиця 7. Табличний опис документа "Обороти по кредиту"

|Назва реквізиту |Тип та значність|Діапазон змін |

|Дата |D(8) | |

|Сума |N(6.2) |0..9999.99 |

|Назва постачальника |C(40) | |

|Номер накладної |C(5) | |

|Номер дебетового рахунка |C(4) | |

Документ “Загальний оборот по дебету” формується в кінці місяця і

містить дані про оборот по дебету рахунка №60 в розрізі постачальників.

Форма документа наведена в додатку 13. Табличний опис документа

представлений в таблиці 8.

Таблиця 8. Табличний опис документа "Загальний оборот по дебету"

|Назва реквізиту |Тип та значність|Діапазон змін |

Страницы: 1, 2, 3

Рефераты

Информационная система (ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ОБЛІКУ І АНАЛІЗУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ І ПІДРЯДНИКАМИ)

Информационная система (ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ОБЛІКУ І АНАЛІЗУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ І ПІДРЯДНИКАМИ)